Nói lời từ chối và thiết lập ranh giới

Có một kiểu đồng ý mà bạn đã hối hận ngay trong lúc nó còn đang rời khỏi miệng bạn. Ai đó nhờ thêm một việc nữa, và bạn nghe thấy chính mình gật đầu trước cả khi kịp kiểm tra xem mình còn chỗ trống hay không. Sự nhẹ nhõm trên gương mặt họ là tức thì. Còn của bạn thì đến sau, rất lâu sau, khi bạn ngồi ở bàn làm việc lúc chín giờ tối làm cái việc mà bạn chẳng bao giờ có thời gian cho nó, tự hỏi làm sao mình lại rơi vào đây một lần nữa.

Đó chính là chỗ rất nhiều sự kiệt sức thật ra bắt đầu. Không phải trong một cuộc khủng hoảng. Mà trong sự tích tụ. Một sự giúp đỡ ở đây, một cuộc họp mà bạn chẳng cần có mặt, một dự án bạn nhận vì chẳng ai khác chịu làm, một tin nhắn bạn trả lời lúc nửa đêm vì nó cảm thấy dễ hơn cảm giác tội lỗi của việc chờ đến sáng. Mỗi điều đều nhỏ. Gộp lại chúng chính là toàn bộ vấn đề.

Tổ chức Y tế Thế giới giờ đây xem kiệt sức là một hiện tượng nghề nghiệp chính thức, và phần mô tả của họ đáng để ngồi lại với nó một giây. Kiệt sức, theo định nghĩa của họ, là một hội chứng phát sinh từ căng thẳng nơi công sở kéo dài mà chưa được quản lý thành công. Có ba điều xuất hiện: sự kiệt quệ sâu sắc, một sự hoài nghi hay xa cách ngày càng lớn với công việc, và một cảm giác len lỏi rằng bạn chẳng còn giỏi việc của mình nữa. Hãy đọc lại phần cuối đó. Những người chìm sâu trong kiệt sức thường cảm thấy như thể họ đang thất bại, ngay vào lúc họ đang làm việc vất vả nhất. Cú lật tàn nhẫn đó là một lý do khiến rất nhiều người trong chúng ta phản ứng với kiệt sức buổi đầu bằng cách nhận thêm việc, chứ không phải bớt đi.

Nói lời từ chối là cái phanh. Nó cũng, với nhiều người, là điều khó khăn nhất trong toàn bộ danh sách này.

Vì sao nói lời từ chối lại khó đến vậy

Nếu nói lời từ chối mà dễ thì chẳng ai trong chúng ta mệt mỏi cả. Có những lý do thực sự khiến nó không hề dễ.

Một phần là nỗi sợ. Bạn lo rằng lời từ chối sẽ khiến bạn phải trả giá, rằng bạn sẽ trông thiếu tận tâm, rằng cơ hội sẽ không quay lại, rằng người nhờ vả sẽ nghĩ kém về bạn. Một phần là danh tính. Nếu bạn đã gây dựng được tiếng tăm là người đáng tin cậy, người luôn đảm đương được mọi việc, thì mỗi lời từ chối cảm thấy như một sự phản bội nhỏ đối với con người bạn. Và một phần là sự tử tế thuần túy. Bạn muốn giúp đỡ. Nói lời đồng ý cảm thấy hào phóng, còn nói lời từ chối cảm thấy như đang làm ai đó thất vọng.

Đây là điều dễ bị bỏ lỡ khi bạn đang ở trong cuộc. Mỗi lời đồng ý cũng đồng thời là một lời từ chối. Khi bạn đồng ý tham gia cái ủy ban thêm vào kia, là bạn đang từ chối công việc chuyên sâu mà bạn đã lên kế hoạch, hay bữa tối với gia đình, hay giấc ngủ. Bạn không được phép bỏ qua sự đánh đổi đó. Bạn chỉ được chọn liệu mình thực hiện nó một cách có chủ ý hay một cách tình cờ. Ngay lúc này, với nhiều người đang gồng mình quá mức, nó đang diễn ra hoàn toàn một cách tình cờ, và những thứ phải chịu thiệt là những thứ lặng lẽ chẳng đòi hỏi gì.

Nhà văn Joseph Grenny đã nói điều này thật sắc bén trên Harvard Business Review. Nói lời từ chối với những lời mời, ông viết, là cách bạn bảo vệ khả năng nói lời đồng ý với điều quan trọng nhất. Một nhà điêu khắc tạo nên bức tượng bằng cách lấy đá đi. Bạn xây dựng một đời sống làm việc theo cùng cách đó, bằng những gì bạn từ chối.

Ranh giới là phiên bản bền lâu

Nói lời từ chối ngay tại thời điểm đó là một kỹ năng. Thiết lập một ranh giới là cái hệ thống khiến bạn phải dùng đến kỹ năng ấy ít thường xuyên hơn.

Một ranh giới chỉ là một quy tắc mà bạn đã quyết định từ trước về cách bạn sẽ dành thời gian và năng lượng của mình, để bạn không phải tranh luận lại nó mỗi lần một lần. "Tôi không nhận họp trước mười giờ." "Tôi không trả lời tin nhắn công việc sau bữa tối." "Tôi không thêm một dự án mà không bỏ đi một dự án." Khi quy tắc tồn tại từ trước, quyết định khó khăn đã được đưa ra rồi. Bạn không phải triệu tập ý chí ngay tại thời điểm đó. Bạn đang đi theo một đường vạch mà bạn đã kẻ khi bạn còn bình tĩnh và đầu óc minh mẫn, mà đó là thời điểm duy nhất người ta kẻ được một đường vạch tốt.

Nghiên cứu chứng minh cho phần lợi ích. Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, khi viết về kiệt sức nơi công sở, nêu ra một nhóm nhỏ những điều thật sự bảo vệ con người, và gần đầu danh sách là sự cho phép được thật sự ngắt kết nối khỏi công việc trong những quãng thời gian thực sự. Cùng khối bằng chứng đó liên hệ kiệt sức kéo dài với một số hệ quả nặng nề, từ trầm cảm đến bệnh thể chất, mà đó là lý do chẳng hào nhoáng vì sao điều này quan trọng. Ranh giới không phải một mẹo nâng cao năng suất hay một nét tính cách lập dị. Chúng gần với việc bảo trì cho cái cơ thể và tâm trí duy nhất mà bạn có hơn.

Mayo Clinic, khi xem xét điều gì thật sự gây ra kiệt sức trong công việc, chỉ vào vài thủ phạm quen thuộc: quá ít quyền kiểm soát đối với chính công việc của mình, một cảm giác mơ hồ về điều người ta kỳ vọng, và một công việc nuốt chửng nhiều thời gian và năng lượng đến mức chẳng còn lại gì cho những người bạn yêu thương. Hãy để ý xem một ranh giới nói trực tiếp đến bao nhiêu trong số đó. Một ranh giới là một cách giành lại một mảnh quyền kiểm soát. Nó biến cái ngầm hiểu thành rõ ràng. Và nó khoét ra cái không gian mà công việc, nếu để mặc không kiểm soát, sẽ luôn cố lấp đầy.

Cách nói nó mà không gây thù chuốc oán

Nỗi sợ nằm bên dưới hầu hết những lời từ chối không được nói ra là sự thành thật sẽ khiến bạn mất đi mối quan hệ. Phần lớn thì nó sẽ không như vậy, nếu bạn làm điều đó với một chút cẩn trọng. Vài điều giúp ích.

Hãy ấm áp, hãy rõ ràng, và ngừng nói

Một lời từ chối tốt thì ngắn gọn. "Cảm ơn đã nghĩ đến tôi. Tôi không thể nhận việc này ngay lúc này." Đó là một câu trọn vẹn và một câu trả lời trọn vẹn. Cái bản năng muốn làm dịu nó bằng năm đoạn biện minh thường phản tác dụng, vì một lời giải thích dài đọc lên như một lời mời thương lượng, và mỗi lý do bạn đưa ra là một cánh cửa mà ai đó có thể tìm cách mở. Sự ấm áp cộng với sự ngắn gọn đáp xuống hay hơn sự ấm áp cộng với một lời biện hộ.

Đưa ra lý lẽ của bạn, đừng đưa ra lời bào chữa

Có một sự khác biệt giữa việc giải thích các ưu tiên của bạn và việc xin lỗi vì chúng. Điểm của Grenny trên HBR là khi bạn có chia sẻ một lý do, hãy làm cho nó nói về điều bạn đang bảo vệ, chứ không phải về việc bạn áy náy đến mức nào. "Tôi đang giữ trống các buổi sáng của mình cho đợt ra mắt" cho ai đó biết điều bạn coi trọng. "Tôi rất xin lỗi, tôi chỉ là có quá nhiều việc" lại mời gọi họ tranh luận rằng việc của họ quan trọng hơn. Cái đầu thiết lập một ranh giới. Cái sau dựng lên một màn mặc cả.

Hãy mở một cánh cửa nhỏ hơn, nếu bạn muốn

Nếu bạn thật sự muốn giúp nhưng không thể làm trọn vẹn cả việc, hãy nói điều bạn có thể làm. "Tôi không thể dẫn dắt việc này, nhưng tôi sẽ xem qua bản nháp một lần." "Tôi không thể dự buổi họp cố định, nhưng cứ gửi tôi biên bản và tôi sẽ góp ý." Đây không phải một mánh để làm dịu lời từ chối. Đó là một lời đồng ý thành thật, hẹp hơn, và nó giữ cho mối quan hệ nguyên vẹn trong khi vẫn bảo vệ thời gian của bạn.

Hãy quyết định trước khi trả lời

Phần lớn sự hối hận đến từ việc trả lời theo phản xạ. Hãy xây vào một khoảng dừng. "Để tôi xem mình đang ôm những gì rồi trả lời anh trước cuối ngày" mua cho bạn vài phút mà bạn cần để tự hỏi câu hỏi duy nhất quan trọng: nếu tôi đồng ý với việc này, tôi đang từ chối điều gì? Bạn sẽ đưa ra một quyết định rất khác khi có câu hỏi đó trước mặt so với khi không có nó.

Khi ranh giới ở nơi công sở và bạn không thể chỉ việc bỏ đi

Rất nhiều lời khuyên về ranh giới ngầm giả định rằng bạn nắm hết quyền lực, và hầu hết chúng ta thì không. Sếp giao việc cho bạn. Văn hóa tưởng thưởng những người trả lời lúc nửa đêm. Nói lời từ chối với sếp không giống với việc khước từ lời mời ăn tối của một người bạn, và giả vờ như thế là vô ích.

Điều hiệu quả hơn là làm cho các ranh giới của bạn trở nên hiển hiện và bình thường thay vì kịch tính. Cleveland Clinic, khi viết về ranh giới trong công việc, định khung phần lớn điều này thành những chuẩn mực nhỏ, được nói ra: cho người ta biết rằng bạn thường sẽ không phản hồi tin nhắn sau một giờ nhất định, thật sự nghỉ ăn trưa thay vì ăn ngay tại bàn phím, quyết định điều bạn sẽ và sẽ không bàn ở văn phòng. Sức mạnh của những điều này không nằm ở bất kỳ một trường hợp đơn lẻ nào. Nó nằm ở sự nhất quán. Một ranh giới mà bạn giữ vững chín mươi phần trăm thời gian sẽ rèn luyện những người quanh bạn. Một ranh giới mà bạn tuyên bố rồi bỏ rơi lại dạy họ điều ngược lại, rằng đường vạch của bạn sẽ dịch chuyển nếu họ đẩy.

Khi vấn đề thật sự là khối lượng công việc, cuộc trò chuyện chuyển từ lời từ chối sang các ưu tiên. Thay vì khước từ thẳng thừng một nhiệm vụ, bạn có thể đặt sự đánh đổi lên bàn nơi sếp của bạn phải nhìn vào nó. "Tôi có thể nhận việc này, nhưng nó có nghĩa là bản báo cáo sẽ trượt sang tuần sau. Anh muốn tôi làm cái nào trước?" Đó không phải là bất tuân. Đó là biến năng lực thành một sự thật trung thực, được chia sẻ thay vì một gánh nặng riêng tư mà bạn cõng cho đến khi bạn gãy gánh. Hầu hết các sếp biết điều thà nghe điều đó còn hơn phát hiện ra, ba tuần sau, rằng mọi thứ đã được làm tồi tệ vì chẳng ai chịu thừa nhận là không thể làm tốt tất cả.

Nếu bạn dẫn dắt người khác, điều này cắt theo cả hai chiều, và hành vi của bạn vươn xa hơn lời nói của bạn. Một đội nhóm quan sát điều sếp thật sự làm. Nếu bạn bắn email đi lúc mười một giờ đêm và tự hào về việc không bao giờ ngắt kết nối, thì sự cho phép ngắt kết nối mà bạn tuyên bố chẳng có giá trị gì, vì bạn đã cho họ thấy quy tắc thật sự. Ranh giới hữu ích nhất mà một người lãnh đạo thiết lập thường là ranh giới họ làm mẫu trên chính bản thân mình.

Cảm giác tội lỗi là khoản thuế, và bạn có thể trả ít hơn

Với nhiều người, lời từ chối không phải phần khó. Cảm giác tội lỗi sau đó mới là. Bạn khước từ một điều gì đó hợp lý rồi dành cả tiếng đồng hồ sau đó tua đi tua lại nó, soạn lời xin lỗi mà bạn chẳng cần gửi, nửa hy vọng họ sẽ nhờ lại để bạn có thể nói đồng ý và thấy dễ chịu hơn.

Cảm giác tội lỗi đó đáng để hiểu, vì nó nói dối. Nó bảo bạn rằng bảo vệ thời gian của mình là ích kỷ, rằng một người tốt hẳn đã tìm được cách, rằng bạn đã làm hỏng một điều gì đó. Thường thì bạn chẳng làm hỏng gì cả. Người đã nhờ vả đã đi tiếp trong khoảng chín mươi giây và tìm được ai khác, hoặc tự làm lấy, hoặc quyết định rốt cuộc nó cũng chẳng quan trọng đến thế. Cuộc khủng hoảng mà bạn tưởng tượng ra gần như chẳng bao giờ tới. Cảm giác tội lỗi là một cảm xúc, không phải một dự báo.

Cũng có một cái giá lặng lẽ hơn cho việc liên tục đè nén nó. Mỗi lần bạn nói đồng ý ngược với phán đoán của chính mình để tránh sự khó chịu của cảm giác tội lỗi, bạn dạy cho bản thân rằng giới hạn của mình không đáng kể. Làm điều đó đủ nhiều và bạn ngừng nhận ra cả việc giới hạn của mình nằm ở đâu, mà đó là một con đường riêng dẫn vào kiệt sức. Ngồi lại với một cảm giác tội lỗi nhỏ, tạm thời là cái giá của một ranh giới đứng vững. Nó phai đi. Còn sự oán giận tích tụ từ một lời đồng ý mà bạn không thật lòng thì không.

Điều này quan trọng ở nhà ngang với ở nơi công sở. Ranh giới với gia đình, với bạn bè, với cái nhóm chat reo cả ngày, vận hành theo cùng những quy tắc. Bạn được phép không có mặt sẵn vào mọi lúc. Bạn được phép nói rằng một chuyến thăm không xếp được vào tháng này, hoặc rằng bạn không thể luôn là người tổ chức mọi việc. Những người yêu thương bạn xử lý được sự thành thật của bạn tốt hơn là họ xử lý được một phiên bản âm thầm oán giận của bạn, cái phiên bản chẳng bao giờ nói ra điều thật.

Lời từ chối tạo chỗ cho điều gì

Có một câu chuyện chúng ta hay kể về những người thiết lập ranh giới, rằng họ cứng nhắc, ích kỷ, không có tinh thần đồng đội. Sự thật thường ngược lại. Người nói một lời từ chối dứt khoát và làm đúng như vậy thì dễ làm việc cùng hơn nhiều so với người nói đồng ý với mọi thứ rồi âm thầm oán giận bạn, lỡ hạn chót, hoặc kiệt sức và biến mất ba tháng. Một lời từ chối đáng tin cậy là một kiểu thành thật. Người ta dần tin vào nó, vì họ biết lời đồng ý của bạn là thật.

Và cái không gian bạn bảo vệ chính là điều cốt yếu. Công việc chuyên sâu chỉ xảy ra khi bạn không bị làm gián đoạn. Những mối quan hệ héo úa khi công việc nuốt chửng mọi buổi tối. Cái phiên bản của bạn không kiệt quệ, không hoài nghi, và không bị thuyết phục rằng mình đang thất bại. Những điều đó không tranh giành sự chú ý của bạn. Chúng chờ đợi, lặng lẽ, để bạn chọn chúng. Nói lời từ chối là cách bạn chọn chúng.

Không điều nào trong số này có nghĩa là gồng mình vượt qua một mình. Nếu bạn đã ở giữa cơn hỗn loạn, nếu sự kiệt quệ không nhấc đi vào cuối tuần, nếu bạn đã ngừng quan tâm đến một công việc bạn từng yêu thích, nếu sự hoài nghi đã bắt đầu rò rỉ sang phần còn lại của cuộc đời bạn, thì điều đó đáng được xem xét nghiêm túc và đáng được trò chuyện cùng bác sĩ hoặc một nhà trị liệu của bạn. Ranh giới có tính bảo vệ, nhưng chúng không phải là cách chữa cho một sự kiệt sức đã ăn sâu. Đôi khi lời từ chối quan trọng nhất là lời bạn nói với cái ý rằng bạn phải tự mình xoay xở tất cả những điều này một mình.

Nguồn tham khảo

• World Health Organization, Burn-out an "occupational phenomenon": International Classification of Diseases
• American Psychological Association, Employers need to focus on workplace burnout: Here's why
• Harvard Business Review, How to Say "No" at Work Without Making Enemies (Joseph Grenny)
• Cleveland Clinic, How To Set Personal Boundaries at Work