Xoay xở với khối lượng công việc nặng nề mà không kiệt sức

Mới 9 giờ sáng mà danh sách đã dài hơn cả ngày. Bạn chưa bắt đầu, mà đã thấy mình trễ. Có việc đã quá hạn, việc đến hạn lúc trưa, ba người đang chờ bạn, và một tiếng ầm ì khe khẽ bên dưới tất cả những thứ ấy bảo rằng nếu bạn chỉ cần ráng thêm một chút nữa thì bạn sẽ làm chủ được nó. Nhưng bạn sẽ không. Bạn đã ráng suốt mấy tuần rồi.

Một khối lượng công việc nặng nề không giống một tuần bận rộn. Một tuần bận rộn rồi sẽ kết thúc. Quá tải là cảm giác rằng lượng công việc đã lặng lẽ trở nên bất khả thi, và rằng biến số duy nhất còn lại để điều chỉnh chính là bạn. Thế là bạn bỏ bữa trưa, trả lời email lúc 11 giờ đêm, và rút sự nghỉ ngơi của chính mình xuống còn không gì cả để cho các con số khớp. Phép tính đó có một giới hạn dưới, và hầu hết mọi người chạm tới nó từ rất lâu trước khi họ chịu thừa nhận.

Hãy bắt đầu bằng phần mà chẳng ai nói với bạn: khi khối lượng thật sự quá cao, làm việc chăm hơn không phải là cách chữa. Nó thường chính là thứ giữ bạn mắc kẹt.

Vì sao "cứ ráng cày qua" thôi không còn hiệu nghiệm

Có một sự khác biệt giữa làm việc vất vả và quá tải, và cơ thể bạn biết điều đó ngay cả khi cuốn lịch của bạn không biết. Những đợt áp lực ngắn là bình thường và sống sót được. Áp lực không bao giờ buông tha lại là chuyện khác.

Tổ chức Y tế Thế giới phân loại kiệt sức (burnout) là một hội chứng đến từ căng thẳng nơi làm việc kéo dài mà không được xử lý. Mayo Clinic chỉ ra đúng những thủ phạm quen thuộc đứng sau nó: khối lượng công việc nặng và giờ giấc dài, quá ít quyền kiểm soát cách bạn làm việc, và một ranh giới mờ nhạt giữa công việc và phần còn lại của cuộc đời bạn. Hãy để ý rằng hai trong ba điều đó là về điều kiện làm việc, không phải về tính cách của bạn. Bạn có thể kỷ luật, tài năng và tận tâm mà vẫn chết đuối, vì chính gánh nặng mới là vấn đề.

Và cái giá không chỉ là cảm giác mệt mỏi. Mang loại căng thẳng đó tháng này qua tháng khác gắn với những tổn hại có thật: khó ngủ, ốm đau thường xuyên hơn, tâm trạng sa sút, và nguy cơ cao hơn với những vấn đề như huyết áp cao và trục trặc tim mạch. Sự tập trung của bạn thu hẹp lại. Những việc nhỏ bắt đầu cảm thấy khổng lồ. Bạn mắc nhiều lỗi hơn, khiến bạn chậm hơn, khiến đống việc lớn thêm. Bạn càng siết chặt, thì sự siết ấy càng kém hiệu quả.

Tuy vậy, có một phát hiện đầy hy vọng hơn nằm ẩn bên trong nghiên cứu. Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA) lưu ý rằng phần lớn căng thẳng công việc bắt nguồn từ cảm giác bạn không có quyền kiểm soát ngày của chính mình. Riêng những đòi hỏi không phải là toàn bộ câu chuyện. Đòi hỏi cộng với quyền kiểm soát bằng không mới là thứ bào mòn con người. Vậy nên một lượng nhẹ nhõm đáng ngạc nhiên đến từ việc giành lại dù chỉ những mảnh nhỏ quyền kiểm soát đối với việc bạn làm gì, khi nào, và theo thứ tự nào.

Đưa toàn bộ ra khỏi đầu bạn

Khi bạn quá tải, danh sách sống trong đầu bạn và lớn lên trong bóng tối. Mỗi vòng lặp "đừng quên báo cáo, mình đã trả lời cô ấy chưa, còn thứ Năm thì sao" tiêu hao năng lượng mà chẳng đẩy bất cứ thứ gì tiến lên. Nước đi đầu tiên thì nhàm chán nhưng nó hiệu quả: đổ hết khỏi não ra giấy hoặc màn hình. Tất cả. Những thứ quá hạn, những thứ vụn vặt, cái việc bạn đang sợ phải đụng tới.

Nhìn thấy nó được viết ra làm hai điều. Nó chấm dứt vòng lặp trong tâm trí, và thường nó cho thấy rằng danh sách tưởng bất khả thi ấy tuy lớn nhưng hữu hạn. Hữu hạn là thứ bạn có thể xử lý được.

Quyết định việc bạn sẽ không làm

Đây là phần người ta bỏ qua, và là phần quan trọng nhất. Một danh sách thật sự quá tải không thể nào hoàn thành hết được. Ưu tiên không phải là chọn việc gì làm trước. Mà là quyết định, một cách có chủ đích, việc gì bạn sẽ không làm, hoặc chưa làm bây giờ, hoặc không làm tới chuẩn mực mà bạn muốn.

Harvard Business Review nói thẳng cho bất kỳ ai có quá nhiều thứ trên vai: một người quá tải sẽ không làm xong tất cả, nên kỹ năng thực sự là chọn một cách có ý thức cái gì được buông bỏ, giao đi, hay hoãn lại. Hãy thử phân loại danh sách của bạn vào bốn nhóm thành thật:

1. Làm ngay. Thật sự gấp về thời gian và quan trọng. Số này ít hơn cơn hoảng loạn gợi ý.
2. Lên lịch. Quan trọng nhưng không gấp. Cho nó một khung giờ thật vào một ngày thật để nó thôi ám ảnh bạn.
3. Chuyển giao. Người khác có thể làm việc này, hoặc nó vốn không phải của bạn. Chuyển nó đi không phải là yếu đuối. Đó là sự chính xác về những gì một người có thể gánh.
4. Bỏ đi hoặc thu nhỏ. Việc mà chẳng ai nhớ tới, hoặc việc chỉ cần "đủ tốt" thay vì hoàn hảo. Hãy buông nó, hoặc rút gọn nó lại.

Nhóm cuối cùng đó khiến ta thấy khó chịu, đặc biệt nếu bạn là kiểu người làm xong mọi thứ. Hãy ngồi với sự khó chịu ấy một giây. Cái thay thế cho việc chọn buông bỏ không phải là làm xong tất cả. Mà là mọi thứ tuột mất một cách ngẫu nhiên trong khi bạn vắt kiệt chính mình.

Bảo vệ sự chú ý của bạn, không chỉ thời gian

Một cuốn lịch chật kín không phải là thứ duy nhất đánh gục bạn. Sự gián đoạn liên tục cũng vậy. Mỗi lần bạn nhảy từ một tài liệu sang một tin nhắn rồi sang một cuộc họp và quay lại, não bạn trả một khoản thuế chuyển đổi nhỏ, và những khoản thuế ấy cộng dồn thành một ngày cảm thấy cuống cuồng mà chẳng sản sinh ra gần như gì cả.

Một vài lá chắn thực dụng:

• Dành cho việc khó nhất của bạn một khung thời gian được bảo vệ khi đầu óc bạn tươi tỉnh nhất, và đối xử với khung ấy như một cuộc họp bạn không thể dời. Với nhiều người, đó là chín mươi phút đầu tiên của ngày, trước khi hộp thư thức dậy.
• Gom những việc nông cạn lại. Trả lời tin nhắn trong hai hoặc ba lượt thay vì ngay giây phút chúng đến. Hầu hết mọi thứ không gấp như tiếng thông báo khiến ta cảm thấy.
• Nghỉ ngơi thật sự. Đây không phải là phần thưởng bạn giành được sau khi hoàn thành. Bước ra để đi dạo, vươn vai, hay chỉ nhìn ra cửa sổ sẽ khôi phục sự tập trung bạn cần để tiếp tục. Cố cày xuyên qua màn sương thường tạo ra công việc tệ hơn một cách chậm hơn.

Lời khuyên của APA về căng thẳng công việc cũng đáp xuống cùng một chỗ: xây dựng sự hồi phục đích thực, đặt ranh giới về thời điểm công việc kết thúc, và dựa vào những lần thiết lập lại đơn giản như vài hơi thở chậm khi áp lực vọt lên. Không điều nào trong số này đòi hỏi một ngân sách chăm sóc sức khỏe. Nó đòi hỏi sự cho phép, chủ yếu từ chính bạn.

Cuộc trò chuyện mà bạn đang né tránh

Đây là sự thật mà một danh sách việc cần làm không thể tự mình khắc phục. Nếu khối lượng công việc là bất khả thi vì đơn giản có nhiều việc hơn số giờ của một con người, thì không một sự tối ưu hóa cá nhân nào khép được khoảng cách ấy. Đến một lúc nào đó, chính gánh nặng phải thay đổi, và điều đó có nghĩa là nói chuyện với người giao nó.

Cuộc trò chuyện ấy dễ hơn khi bạn mang theo thông tin thay vì chỉ cảm xúc. Hãy thử một phiên bản như thế này:

"Tôi muốn chắc chắn rằng mình đang giao những thứ quan trọng nhất. Hiện giờ tôi đang gánh A, B, C, và D, và chúng không thể nào cùng lúc làm tốt được hết. Trong số này, việc nào là ưu tiên thực sự của tuần này, và việc gì có thể dời đi hoặc gỡ khỏi vai tôi?"

Hãy để ý điều đó làm gì. Bạn không từ chối làm việc. Bạn đang nhờ quản lý giúp bạn lựa chọn, mà đó thật sự là việc của họ. Cả APA lẫn HBR đều chỉ tới đúng bước này: gọi tên những gì đang trên vai bạn, hỏi xem công việc giá trị cao nhất của bạn thực sự là gì, và thiết lập lại kỳ vọng một cách công khai. Hầu hết những người biết điều thà nghe điều này ngay bây giờ còn hơn ba tuần nữa phát hiện ra rằng mọi thứ đã lặng lẽ tuột mất. Và nếu bạn nêu nó ra rõ ràng mà câu trả lời vẫn là "tất cả, và phải xong từ hôm qua", thì đó là thông tin quan trọng về công việc, không phải một bản án về bạn.

Chăm lo những điều căn bản, ngay cả lúc này

Khi bạn ngập đầu, những thứ đầu tiên bị cắt thường chính là những thứ giữ bạn đứng vững: giấc ngủ, thức ăn, vận động, thời gian với những người không bàn về công việc. Cắt chúng đi có cảm giác như hiệu quả. Không phải vậy. NHS, trong hướng dẫn về căng thẳng liên quan đến công việc, nói thẳng về điều này. Vận động trong ngày, giấc ngủ tử tế, những bữa ăn thực sự, và thời gian rời xa công việc không phải là những thứ xa xỉ mà bạn đã mất quyền có. Chúng là sự bảo trì giữ cho bạn đủ vận hành để làm việc được, ngay từ đầu.

Bạn không cần một thói quen hoàn hảo. Một cuốc đi bộ ngắn vào bữa trưa. Một lần dứt khoát ngừng email vào một tối trong tuần này. Một bữa ăn mà bạn thật sự ngồi xuống. Nhỏ là ổn. Nhỏ chính là điều cốt yếu.

Khi nó còn hơn một quãng vất vả

Đôi khi một khối lượng công việc nặng nề chỉ là một mùa. Nó dâng lên, bạn điều chỉnh, nó qua đi. Những lúc khác nó đã như vậy suốt nhiều tháng mà không thấy hồi kết, và bạn có thể cảm thấy nó đang thay đổi mình, sợ hãi mỗi thứ Hai, gắt gỏng với những người mình yêu, nằm thao thức tua đi danh sách của ngày mai, thấy hoài nghi hay tê liệt với công việc mình từng quan tâm. Đó là những dấu hiệu cho thấy căng thẳng đã vượt quá những gì các mánh sắp lịch có thể giải quyết.

Nếu đó là nơi bạn đang ở, xin hãy xem nó một cách nghiêm túc. Hãy nói chuyện với bác sĩ của bạn hoặc một chuyên gia sức khỏe tâm thần, đặc biệt nếu giấc ngủ, tâm trạng, hay sức khỏe của bạn đã chịu một cú đánh rõ rệt, hoặc nếu bạn đã bắt đầu thấy vô vọng. Nhiều nơi làm việc cung cấp tư vấn bảo mật thông qua một chương trình hỗ trợ nhân viên, và đó chính xác là điều nó được lập ra để làm. Với tay tìm sự giúp đỡ ở đây không phải là dấu hiệu bạn đã thất bại trong việc đối phó. Đó là dấu hiệu bạn đang gánh nhiều hơn mức bất kỳ một người nào nên gánh, và bạn không phải gánh nó một mình.

Danh sách có lẽ vẫn sẽ ở đó vào ngày mai. Bạn được phép là một con người trong khi bạn đối mặt với nó.

Nguồn tham khảo

• Mayo Clinic, Job burnout: How to spot it and take action
• American Psychological Association, Coping with stress at work
• NHS Every Mind Matters, Work-related stress
• Harvard Business Review, How to Intervene When Your Team Has Too Much Work