Kupanga Kazi kwa Vipaumbele: Jinsi ya Kulinda Timu Yako Kunapokuwa na Kazi Nyingi Mno

Fikiria Jumatatu. Timu yako ni nzuri. Wamejitoa. Na wanazama kimyakimya. Malimbikizo yaliongezeka mwishoni mwa wiki, watu wawili hawapo, ombi jipya limefika kutoka kwa mtu usiyeweza kumkatalia, na kila mtu anatenda kana kwamba yote ni ya dharura kwa kiwango sawa na yote kwa namna fulani ni jukumu lake binafsi kumaliza. Bado hakuna aliyesema neno "nyingi mno." Wanazidi tu kuwa kimya kidogo, wakawa wafupi kidogo, na wa polepole kidogo kujibu.

Wakati huo ndio wenye maana. Si kuvunjika kunakotokea miezi mitatu baadaye. Huu hapa.

Kunapokuwa na kazi nyingi kuliko uwezo, kiongozi ana hatua moja tu ya uaminifu, nayo si "fanya kazi kwa bidii zaidi" au "kuwa na ufanisi zaidi." Ni kupanga kwa vipaumbele. Unaamua kipi kinafanyika sasa, kipi kinaweza kusubiri, na kipi kinaachwa kwa makusudi, na unasema kwa sauti ili timu yako isiachwe kubahatisha. Kupanga kwa vipaumbele ni neno lililokopwa kutoka tiba ya dharura, ambapo mikono haitoshi kamwe na daktari anapaswa kupanga kipi kinatishia maisha na kipi kinaweza kusubiri. Lengo si kutibu kila kitu. Ni kuhakikisha uwezo mdogo ulionao unaangukia mahali penye maana.

Hii si ujuzi laini. Ikifanywa vizuri, ni mojawapo ya mambo yanayolinda zaidi unayoweza kufanya kwa watu wanaokufanyia kazi.

Uchovu wa kazi si tatizo la ustahimilivu

Kuna hadithi ya kuvutia kwamba uchovu wa kazi huwapata watu wasioweza kustahimili. Utafiti unasema jambo lingine. World Health Organization inafafanua uchovu wa kazi kama ugonjwa unaotokana na msongo sugu wa mahali pa kazi ambao haujadhibitiwa vyema, na inaorodhesha ishara tatu: uchovu wa kina, kukua kwa mashaka au kujitenga na kazi, na hisia inayojitokeza polepole kwamba kazi yako haina maana au si nzuri. Soma tena. Chanzo linalotajwa ni mahali pa kazi, si mfanyakazi.

Watafiti waliochunguza jambo hili kwa muda mrefu zaidi, Christina Maslach na Michael Leiter, waligundua kwamba uchovu wa kazi hukua kutokana na kutolingana kati ya watu na hali zao katika maeneo sita, na la kwanza kwenye orodha yao ni mzigo wa kazi. Kutolingana kwa mzigo wa kazi ni sawa kabisa na jinsi linavyosikika: kazi nyingi mno, na muda, zana, au watu wasiotosha kuifanya. Hoja yao, iliyotolewa waziwazi katika Harvard Business Review, ni kwamba uchovu wa kazi ni tatizo la usimamizi na la kishirika, si udhaifu binafsi wa kurekebishwa kwa programu ya kutafakari.

Kutazama upya huko kunabadilisha ni nani anayehusika. Ikiwa mzigo sugu uliopindukia ndio injini, basi mtu mwenye uwezo mkubwa zaidi juu ya injini hiyo ni yule anayegawa kazi na kuweka vipaumbele. Huyo ni wewe.

Fanya orodha ionekane

Timu nyingi zilizo katika matatizo hazina picha ya pamoja ya kiasi gani kipo. Kila mtu anabeba kipande chake na anadhani kila mtu mwingine yuko sawa. Kitendo cha kwanza cha kupanga kwa vipaumbele ni kuvuta mzigo mzima kwenye mwanga.

Weka kila kitu mahali pamoja ambapo timu inaweza kukiona. Ubao, hati, ukuta wa vikaratasi vinavyonata, chochote utakachotumia kweli. Kisha, kwa kila kipengele, wewe na timu mnajibu maswali mawili, si moja:

• Hiki ni muhimu kiasi gani, kwa kweli? Si nani aliyekiomba. Nini kinatokea, kihalisia, ikiwa kimechelewa au hakifanyiki kamwe.
• Hiki ni cha dharura kiasi gani, kwa kweli? Tarehe ya mwisho ya kweli ni lini, tofauti na tarehe ya mwisho ambayo mtu aliisema kwa haraka.

Hayo ni maswali tofauti, na kuyachanganya ndio jinsi timu zinavyochoka zikifanya kazi za kujishughulisha haraka huku kazi yenye maana ikiteleza. Mengi ya yale yanayohisi ya dharura si muhimu. Baadhi ya yale yaliyo muhimu kweli hayana tarehe ya mwisho kabisa, ndio sababu hasa hayafanyiki kamwe. Unapoyatenganisha mawili haya, umbo halisi la wiki linajitokeza.

Panga katika marundo matatu

Mara tu kinapoonekana, panga. Zuia hamu ya kutengeneza makundi kumi na saba. Matatu yanatosha, na la tatu ndilo ambalo viongozi wengi huliruka.

1. Fanya sasa. Muhimu na yenye kutegemea muda. Hapa ndipo saa bora na umakini wa timu yako vinapoenda wiki hii. Weka rundo hili dogo kwa makusudi. Ikiwa kila kitu kipo ndani yake, hujapanga kwa vipaumbele, umetengeneza tu orodha ndefu zaidi.
2. Ratibisha au shikilia. Muhimu lakini si ya dharura, au ya dharura lakini unaweza kununua muda. Ipe tarehe halisi, au "si wiki hii" iliyo wazi, kisha endelea. Faraja hapa ni kubwa mno. Watu wanaweza kuacha kubeba jambo mara wanapojua lina makazi.
3. Achana nayo au iahirishe bila kikomo. Rundo ambalo viongozi hulikwepa. Baadhi ya kazi hazistahili tena kufanywa. Ripoti ambayo hakuna anayeisoma. Ung'arishaji ambao hakuna aliyeuomba. Mradi uliokuwa na maana robo iliyopita. Kutaja haya kwa sauti, na kuipa timu ruhusa dhahiri ya kusimama, ni zawadi. Kazi isiyotamkwa haitoweki. Inakaa tu mabegani mwa mtu.

Ukweli mgumu chini ya haya yote: uwezo unapokuwa umewekwa na mahitaji hayajawekwa, kitu fulani kinasalimu amri. Ikiwa hutachagua kitu gani kisalimu amri, timu yako itakuchagulia, mara nyingi kwa kujisaga kimyakimya hadi ubora au watu wenyewe wavunjike. Kuchagua kwa makusudi ndio kazi nzima.

Sema sehemu ya kimya kwa bosi wako

Kupanga kwa vipaumbele kunaporomoka ikiwa unapanga kwa uaminifu na timu yako kisha unakubali kila kitu kinachoshuka kutoka juu. Wakati fulani unapaswa kupeleka uamuzi wa kubadilishana juu.

Hii si lazima iwe mgongano. Inaweza kuwa sentensi moja, tulivu inayoweka uchaguzi mahali pake. Kitu kama: "Tunaweza kuwasilisha uzinduzi kwa wakati, au ukaguzi kwa wakati, lakini si vyote viwili mwezi huu na timu tuliyo nayo. Kipi kina maana zaidi kwako?" Hukatai. Unafanya gharama ya "yote" ionekane kwa mtu anayeomba yote. Viongozi wengi wenye busara, wakipewa uchaguzi halisi, watachagua. Wale wasiochagua wamekwisha kukuambia jambo muhimu kuhusu mahali unapofanya kazi.

Utafanya hivi vibaya wakati mwingine. Utalinda kitu kisichofaa, au utapinga kwa kuchelewa mno. Hilo linaweza kurekebishwa. Kinachokuwa kigumu zaidi kupona ni timu iliyojifunza kwamba kiongozi wao angefyonza kazi isiyo na mwisho bila kuyumba kamwe, kwa sababu hicho ndicho kiliwafundisha kwamba nao ilibidi wafyonze.

Linda kupona, si matokeo tu

Kupanga kwa vipaumbele kunakomaliza tu foleni ni kinu cha kukanyaga cha kasi zaidi tu. Watu hawaendeshwi kwa matokeo pekee. Wanahitaji nafasi ya kupumzika, mianya na vipindi vya polepole ambapo mfumo wa neva unatulia kweli na fikra nzuri zinarudi.

Mambo machache yanayosimama chini ya shinikizo:

• Tetea nyakati za utulivu. Msukumo mgumu unapokwisha, acha mwendo ushuke kikweli badala ya kujaza muda mara moja. Kupona ndiko kunakofanya msukumo unaofuata uvumilike.
• Angalia mfano wako mwenyewe. Watu husoma unachofanya kuliko unachosema kwa mbali. Ikiwa unajibu ujumbe usiku wa manane na kuruka muda wako wa mapumziko, ruhusa yako ya kupumzika haina maana.
• Angalia uwezo kabla ya kubebesha. Swali la dakika mbili la "kuna nini hasa kwenye sahani yako sasa hivi" kabla ya kukabidhi kazi mpya huzuia uchovu wa kazi zaidi kuliko marupurupu yoyote ya ustawi.
• Waache watu waachane na mambo waziwazi. Timu inayoweza kusema "ilibidi niache X iteleze ili kumaliza Y" bila adhabu itakuambia ukweli kuhusu kinachowezekana. Timu isiyoweza itavunjika tu kimyakimya, nawe utagundua kwa kuchelewa mno.

Mahali ambapo hii inaacha kuwa kazi yako

Kupanga mzigo wa kazi kwa vipaumbele kuna nguvu, na kuna ukingo mgumu. Unaweza kupanga upya foleni. Huwezi, kwa kupanga, kufuta wiki ya saa mia moja ambayo mtu ameishi tayari, au kumtengeneza mtu aliyepita uchovu na kuingia mahali tambarare, penye mashaka, pasipo na maana ambapo uchovu wa kazi unaweza kufika. Kupanga upya kazi ni kinga. Si matibabu.

Ikiwa mtu katika timu yako ameacha kulala, amejitenga na watu aliokuwa akifurahia, amekufa ganzi au amekata tamaa, au anaonekana kusambaratika, huo ni wakati wa utunzaji, si lahajedwali bora zaidi. Muelekeze, kwa upole, kwa daktari, mtaalamu wa tiba, au programu ya usaidizi wa wafanyakazi ya shirika lako, na uondoe sehemu ya mzigo kwenye sahani yake huku akifika huko. Jiangalie mwenyewe kwa uaminifu uleule. Viongozi wanaochoka vibaya zaidi mara nyingi ni wale walioshughulika kulinda kila mtu mwingine, wakiwa na hakika kuwa wao ni tofauti. Wewe si tofauti. Mipaka ileile inakuhusu, na kufikia msaada unapoifikia ndiko kunakokuwezesha kuendelea kujitokeza kwa ajili ya watu wanaokutegemea.

Timu itakusamehe kwa kutomaliza kila kitu. Kinachodumu ni kama ulikuwa mwaminifu kuhusu kilichowezekana, na kama ulisimama kati yao na lisilowezekana badala ya kulipitisha.

Vyanzo

• World Health Organization, Uchovu wa kazi ni "jambo la kikazi": International Classification of Diseases
• Michael P. Leiter na Christina Maslach, Maeneo sita ya maisha ya kazi: modeli ya muktadha wa kishirika wa uchovu wa kazi (PubMed)
• Harvard Business Review, Ili Kudhibiti Uchovu wa Kazi, Buni Kazi Zilingane Vyema na Mahitaji ya Wafanyakazi