Kubaki Imara Wakati Mpango Unaporomoka

Mahali fulani karibu na habari mbaya ya tatu, unaihisi. Fedha hazikupatikana. Uajiri ulishindikana. Mkakati ule uliouza kwa kila mtu, ule wenye jina lako juu yake, unasambaratika kimyakimya mikononi mwako. Na chumba kinatulia kwa namna ya kipekee, kwa sababu watu wanasubiri kuona sura yako.

Ule wakati wa kusita ndio kazi yenyewe, hapo hapo.

Utakachofanya katika dakika chache zijazo hakitaurekebisha mpango. Mpango tayari umeshapotea. Lakini kitaamua kama watu waliokuzunguka watatumia wiki ijayo wakiwa na hofu au wakifanya kazi. Uthabiti ndicho kitu pekee bado unachoweza kutoa wakati mkakati usipoweza kuokolewa, na inabainika kuwa ndicho kitu chenye maana zaidi.

Hili si suala la kujifanya kila kitu kiko sawa. Kuigiza utulivu husomeka kama ubaridi, na watu wanaweza kukinusa. Ni suala la kuwa mkweli kwamba ardhi imehama na kuonyesha, kwa jinsi unavyoubeba mzigo huo, kwamba ardhi kuhama ni jambo linalonusurika.

Kwa nini mpango haukuwa lengo hasa

Hili ni jambo ambalo uzoefu hufundisha na utamaduni wa kupanga huficha: mpango daima ulikuwa dau, si ahadi.

Tunajenga mipango kwa sababu inatusaidia kuratibu na kusonga mbele. Hilo ni jema na linastahili kufanywa. Tatizo huanza tunapoanza kuamini kwamba mpango ni utabiri wa kitakachotokea badala ya kisio letu bora la sasa kuhusu kile kinachoweza kutokea. Mwandishi wa masuala ya biashara Michael Mankins alilieleza hili wazi katika Harvard Business Review. Viongozi wanaendelea kufukuza utabiri bora zaidi, wakiamini kwamba kama tu wangeweza kutabiri wakati ujao kwa usahihi zaidi, wangeweza kupanga njia yao ya kufikia usalama. Anahoji kwamba mfukuzo huo ndio usio sahihi. Katika ulimwengu usio na uhakika kwa kweli, faida haimwendei yule anayetabiri vyema zaidi. Inamwendea yule anayejirekebisha kwa kasi zaidi.

Mtazamo huo mpya huondoa mzigo halisi mabegani mwako. Kama kazi ingekuwa kutabiri wakati ujao, basi mpango kuporomoka kungemaanisha umeshindwa kazi yako. Lakini hiyo haikuwa kazi kamwe. Mazingira yalibadilika. Dau halikulipa. Kazi halisi, ile ambayo bado unaweza kuifanya vyema, ni kile utakachofanya baadaye.

Kwa hivyo swali katika chumba kilichotulia si "nilikosea vipi." Kutakuwa na wakati wa hilo baadaye, nalo ni swali lenye manufaa. Swali la sasa hivi ni jembamba zaidi na lenye upole zaidi. Kwa kuzingatia mahali tulipo kwa kweli, ni hatua gani inayofuata iliyo na busara zaidi?

Rejesha mwili wako mwenyewe kwanza

Huwezi kumwongoza mtu yeyote kokote wakati mfumo wako mwenyewe uko katika hali ya tahadhari.

Mpango unapoporomoka, mwili wako mara nyingi huuchukulia kama tishio. Moyo unaongeza kasi, pumzi inakuwa fupi, fikira zinabana hadi kama handaki. Katika hali hiyo hukumu yako ni mbaya zaidi kwa kweli, si kwa sababu wewe ni dhaifu bali kwa sababu mashine ya ubongo ya kufikiri kwa makini hunyamaza wakati mashine yake ya tahadhari ikiwa na kelele. Kujaribu kutoa uamuzi mkali wa kimkakati katika wakati huo ni kama kujaribu kusoma gizani.

Njia ya haraka zaidi ya kupita ni mwili, si akili.

• Vuta pumzi moja ya taratibu kabla ya kusema chochote. Fanya pumzi ya kutoa nje iwe ndefu kuliko ya kuvuta ndani. Pumzi moja halisi hukununulia sekunde chache na huuashiria mfumo wako wa fahamu kwamba dharura, ingawa ni ya kweli, si suala la kuishi au kufa.
• Weka nyayo zako sawa sakafuni na uzihisi zikiwa pale. Inasikika rahisi mno karibu. Inafanya kazi kwa sababu inavuta usikivu wako kutoka ile hadithi inayozunguka kichwani mwako na kuupeleka katika chumba halisi, ambako mambo, kwa hakika, bado yamesimama.
• Jiambie sentensi moja ya ukweli. Kitu cha kweli na wazi: "Hali hii ni mbaya na ninaweza kuimudu saa inayofuata." Si uongo kuhusu kwamba iko sawa. Ni kikumbusho kwamba muda unaopaswa kuunusuru ni mfupi.

Hakuna kati ya haya kinachoirekebisha hali. Kinarudisha akili yako katika hali ya kufanya kazi ili uweze. Hilo ndilo lengo lote. Hulengi kuwa mtulivu kabisa. Unalenga kuwa wazi vya kutosha kufikiri.

Sema ukweli, kisha elekeza mahali fulani

Unapogeukia tena chumba, mambo mawili yanapaswa kutokea kwa mpangilio, na mpangilio ni muhimu.

Kwanza, taja lililo halisi. Watu wanaweza kutambua wakati kitu kinapokuwa kibaya, na ukikificha wanaacha kuamini usomaji wako wa kila kitu kingine. "Ufadhili umeshindikana. Hilo linabadilisha ratiba yetu na sitajifanya kwamba halibadilishi." Ikisemwa kwa utulivu, sentensi hiyo hufanya mengi. Inawaambia watu kwamba unaona kile wanachokiona, ambao ndio msingi wa wao kuweza kukufuata.

Kisha, na hapo tu ndipo, elekeza kwenye jambo linalofuata lililo dhahiri. Si mpango mzima mpya. Bado huna, na kubuni mmoja papo hapo ili uonekane unadhibiti hali ndiyo namna viongozi hufanya kosa la pili kuwa baya zaidi kuliko la kwanza. Elekeza kwenye tendo dogo linalofuata, linaloweza kufanyika. "Hivi ndivyo tunavyofanya leo. Nataka sisi watatu tuchore kile ambacho kwa kweli bado tunacho ifikapo mwisho wa siku. Kesho tunaamua kinakwenda wapi."

Hatua inayofuata, hata iwe ndogo kiasi gani, ndiyo inayogeuza chumba kilichoganda kuwa chumba kinachosonga. Watu hawahitaji uwe na majibu yote katika wakati mbaya zaidi. Wanahitaji kuamini kwamba kuna njia na kwamba utaiendea pamoja nao.

Angalia joto la hali huku ukifanya hivyo. Wasiwasi huambukiza, na huenea kwa kasi zaidi kuliko utulivu. Ukiingia ukiwa umebeba hofu, unaikabidhi kwa kila mtu, nayo huongezeka njiani inavyozunguka meza. Ukiingia ukiwa thabiti, unawapa watu kitu cha kuazima hadi watakapopata tena uthabiti wao wenyewe. Unaipanga hali ya kihisia ya kundi kwa makusudi au bila kukusudia. Ni bora kuipanga kwa makusudi.

Fanya iwe salama kusema nini hasa kimeharibika

Kuna mchezo mrefu zaidi hapa pia, nao huanza wakati ule ambao mambo yanaharibika.

Mpango unaposhindwa, silika hatari zaidi katika timu ni kunyamaza. Watu huficha kile walichokiona kinakuja, hupunguza uzito wa kile wanachokiona sasa, na hujilinda wenyewe badala ya kulinda kazi. Huwezi kurekebisha kile ambacho hakuna atakayekisema wazi. Jambo moja lenye manufaa zaidi ambalo kiongozi anaweza kufanya chini ya shinikizo ni kufanya iwe salama kwa kweli kuleta habari mbaya.

Mtafiti wa Harvard Amy Edmondson analiita hili usalama wa kisaikolojia, ile hisia ya pamoja kwamba unaweza kuchukua hatari ya kihusiano, kukiri kosa, au kuashiria tatizo bila kuadhibiwa kwa hilo. Aliifikia dhana hii kupitia kushindwa kwake mwenyewe. Alikuwa ametarajia kwamba timu bora za hospitali zingefanya makosa machache, lakini takwimu zake zilionyesha kinyume. Timu bora ziliripoti makosa mengi zaidi. Sababu ilibainika kuwa timu nzuri hazikuwa zikifanya makosa mengi zaidi. Zilikuwa tayari zaidi kuyazungumza. Utayari huo, ikabainika, ndio unaoiwezesha timu kunasa matatizo mapema na kujifunza kwa kasi, ambao ndio hasa uwezo unaouhitaji wakati mpango unaposambaratika.

Unajenga usalama huo kwa jinsi unavyoitikia mtu anapokukabidhi jambo gumu.

• Mtu anapokuletea tatizo, mshukuru kabla ya kufanya jambo lingine lolote. Hata pale tatizo linapokuwa kubwa. Hasa hapo. Silika ya kumwadhibu mletaji wa habari mbaya ndiyo silika inayokupofusha wakati ujao.
• Kubali sehemu yako mwenyewe kwa sauti. "Nilisukuma ratiba hii kwa nguvu mno na hilo ni jukumu langu." Kiongozi anayeweza kusema hivyo hufundisha timu nzima kwamba kukiri kosa ni jambo linalonusurika. Mfano huo mmoja hufanya mengi zaidi kwa ajili ya uaminifu kuliko sera yoyote.
• Uchukulie uharibifu kama taarifa, si uharibifu tu. Mpango uliyoshindwa unakuambia kitu cha kweli kuhusu uhalisia ambacho mpango wako haukukizingatia. Timu zinazopona vyema ni zile zinazokuwa na udadisi kuhusu ishara hiyo badala ya kukimbilia kuizika.

Hii ndiyo tofauti kati ya pigo linaloitia sumu imani kimyakimya na lile ambalo, kwa kushangaza, huishia kuifanya timu iwe imara zaidi. Tukio lilelile. Matokeo tofauti kabisa, kutegemea kama watu walijihisi salama vya kutosha kuwa wakweli kulihusu.

Tathmini ya baadaye, mavumbi yanapotua

Awali nilisema kutakuwa na wakati wa kuuliza ulikoseaje, ila si katika chumba kilichotulia. Huu ndio wakati huo. Baada ya siku chache, mara harakati za haraka zinapotulia, mpango uliyoshindwa una jambo moja zaidi la kukupa, na timu nyingi hulitupa.

Makundi mengi huruka ule uchunguzi wa ukweli wa nyuma. Ni jambo lisilostarehesha, kila mtu amechoshwa na mada hiyo, na kuna moto mpya wa kuzima. Kwa hivyo somo ambalo kushindwa kulikuwa kunajaribu kufundisha halijifunziki, na umbo lilelile la kosa hujitokeza baada ya miezi sita likiwa limevaa vazi tofauti. Tathmini ya baadaye ndiyo namna unavyoacha kulipa mara mbili kwa hasara ileile.

Ujanja ni kuiendesha bila lawama inayowafanya watu kuwa na msimamo wa kujitetea na kunyamaza. Njia chache za kuiweka yenye manufaa:

• Tenganisha uamuzi na matokeo. Chaguo linaweza kuwa la busara kwa kuzingatia kile ulichokijua wakati ule na bado likaishia vibaya, kwa sababu ulimwengu hauna uhakika. Uliza kwanza kama uamuzi ulikuwa mzuri kwa taarifa zilizokuwepo, kisha uliza tofauti ni taarifa gani ungependa ungekuwa nazo. Hilo huwazuia watu kuadhibu hukumu nzuri kwa sababu tu bahati ilienda upande mwingine.
• Tafuta ishara uliyoipuuza. Karibu kila mpango unaoshindwa ulikuwa ukirusha ishara za tahadhari kabla. Mtu fulani alikuwa na hisia mbaya. Namba fulani ilionekana si sawa. Tafuta wakati ambao ungeweza kujua mapema zaidi, na somo huwa halihusu sana kuwa mwerevu zaidi bali kuhusu kusikiliza mapema zaidi.
• Andika jambo moja utakalofanya tofauti, na uishie hapo. Tathmini inayozalisha orodha ya marekebisho ishirini huzalisha sifuri. Badiliko moja dhahiri ambalo kwa kweli utalifanya lina thamani zaidi kuliko uchunguzi kamili ambao hakuna anayeuchukulia hatua.

Ikifanywa hivi, mazungumzo huacha kuwa kuhusu nani wa kulaumiwa na kuwa kuhusu kile ambacho timu sasa inakijua ambacho haikukijua awali. Hiyo ndiyo faida ya kimyakimya iliyojificha ndani ya mpango uliyoporomoka. Hupati mpango tena. Unapata hekima kidogo, pamoja, kwa namna ambayo kufanya kazi kutoka mpango uliyofanikiwa tu kusingewahi kukufanya uwe.

Wakati uthabiti ni mgumu kupatikana

Baadhi ya haya unaweza kuyafanyia mazoezi, nayo yanakuwa rahisi zaidi. Baadhi ya wiki hayatakuwa hivyo, na hilo linastahili kusemwa waziwazi.

Kama mpango kuporomoka kunatua juu ya kila kitu kingine, kama umelala macho ukikimbiza mzunguko uleule, ukiwafokea watu unaowajali, ukiogopa asubuhi, hilo si tatizo la uongozi la kupambana nalo kwa kukaza meno. Ni ishara kwamba unabeba zaidi ya kile ambacho mazoezi ya uthabiti yalijengwa kuhimili. Shinikizo halisi, likiendelea kwa muda mrefu vya kutosha, hulichakaza usingizi wako, mwili wako, na akili yako, na kusukuma kwa nguvu zaidi ni nadra kuwa suluhisho.

Ongea na mtu. Rafiki wa kuaminika atakayekuambia ukweli. Daktari, kama usingizi wako au mwili wako umeanza kuharibika. Mtaalamu wa tiba ya akili, anayeweza kukusaidia kubeba mzigo na kufikiri kwa uwazi zaidi kuliko unavyoweza peke yako. Kufikia msaada wa aina hiyo si ufa katika uongozi wako. Viongozi wanaodumu kwa miongo mingi karibu kamwe si wale waliokimbia kwa joto zaidi na kuvumilia kila kitu peke yao. Ni wale waliojua wakati wa kupata msaada, na wakaupata, ili waweze kuendelea kujitokeza kwa uthabiti kwa ajili ya watu wanaowategemea.

Mpango utaporomoka tena siku moja. Ndivyo mipango hufanya. Kile unachokijenga hasa, katika wakati ule unapoporomoka, si utabiri bora zaidi. Ni ile aina ya uwepo ambao watu wanaweza kusimama kando yake wakati sakafu inapohama. Hiyo ina thamani zaidi kuliko mpango wowote, na tofauti na mpango, ni yako kuibaki nayo.

Vyanzo

• Harvard Business Review, In Uncertain Times, the Best Strategy Is Adaptability (Michael Mankins)
• Amy C. Edmondson, The Intelligent Failure That Led to the Discovery of Psychological Safety (Behavioral Scientist)
• HelpGuide.org, Dealing with Uncertainty