Kuwasiliana Mabadiliko Vizuri: Cha Kusema Wakati Huna Majibu Yote

Wazia mkutano wa wafanyakazi wote. Slaidi zimewashwa, hati iliyoandaliwa kwa uangalifu, sentensi inayoanza na "Kama wengi wenu mnaweza kuwa mmesikia." Mkutano unapofikia mwisho, nusu ya chumba imeacha kusikiliza na imeanza kutuma ujumbe. Hawaulizi muundo mpya ni upi. Wanauliza maswali pekee yenye umuhimu kwa mtu mwenye wasiwasi: Je, kazi yangu iko salama? Je, walituficha hili? Je, bado naweza kuamini wanayoniambia watu hawa?

Hiyo ndiyo mtihani halisi wa kuwasiliana mabadiliko. Mpango ulio kwenye slaidi unaweza kuwa thabiti. Kinachotua kwenye miili ya watu ni kitu rahisi zaidi na cha zamani zaidi: je, niko salama, na je, unanyooka nami. Kosea sehemu hiyo na mkakati safi zaidi duniani hufika ukiwa umekufa tayari kwenye karatasi.

Mawasiliano mengi ya mabadiliko hushindwa kwa sababu ya kawaida. Viongozi hueleza mabadiliko kama seti ya kazi (hii ni chati mpya ya shirika, hizi ni zana mpya) na huruka mambo mawili ambayo watu wanahitaji hasa (kwa nini hili linatokea, na linamaanisha nini kwangu). Mtafiti wa London Business School Elsbeth Johnson, akiandika kwa Harvard Business Review, aligundua kwamba viongozi mara kwa mara hueleza wanachotaka kwa kuzungumzia shughuli badala ya matokeo, na mara chache huweka wazi kiwango kamili cha kile wanachoomba kweli. Watu huachwa kujaza mianya wenyewe. Wanaijaza kwa hofu.

Kwa nini kutokuwa na uhakika ni sehemu ngumu zaidi kusema kwa sauti

Hapa kuna mtego. Wakati huna kila jibu, silika ni kusubiri hadi uwe nalo. Shikilia tangazo. Lainisha kingo. Onyesha kujiamini kamili. Inahisi ya fadhili zaidi. Inahisi ya kitaaluma zaidi.

Kwa kawaida hurudi kinyume. Ukimya hausomeki kama busara. Husomeka kama habari mbaya inayosimamiwa, na watu hujiandaa kwa toleo baya zaidi wanaloweza kuliwazia. Wakati huo huo kutojua kwenyewe ni kunakomomonyoa. Chama cha Wanasaikolojia cha Marekani kinabainisha kwamba watu wenye wakati mgumu zaidi wa kuvumilia kutokuwa na uhakika huwa na mwelekeo zaidi wa wasiwasi na hali ya hisia iliyo chini, na kwamba kukubali kwamba kutokuwa na uhakika kupo ndiko kunakotuachilia kuzingatia kile tunachoweza kweli kudhibiti. Timu yako inaishi katika usumbufu huo iwe unauita kwa jina au la. Kuuita kwa jina ndiyo nafuu ya kwanza unayoweza kuitoa.

Kwa hivyo lengo sio kujifanya una majibu usiyo nayo. Ni kuwa mkweli kuhusu umbo la kile unachojua, usichojua, na lini unatarajia kujua zaidi. Huo ni ujuzi, nawe unaweza kuufanya vizuri.

Mfuatano unaohimili chini ya shinikizo

Unapolazimika kufikisha habari ngumu au isiyokaa sawa, mpangilio unaosema mambo ni muhimu kama maneno yenyewe. Mtindo unaofanya kazi:

1. Anza na ukweli, waziwazi. Sema jambo halisi katika sekunde thelathini za kwanza. "Tunaupanga upya muundo wa timu, na baadhi ya majukumu yatabadilika." Kuzika kichwa cha habari chini ya dakika tano za muktadha kunawaambia watu kwamba unawaogopa, nao wanaihisi.
2. Sema kwa nini, kwa maneno ambayo mtu anaweza kuyashikilia. Sio sababu ya taarifa kwa vyombo vya habari. Ile halisi, kadiri unavyoruhusiwa kuishiriki. Watu husamehe mengi wakati mantiki ni ya unyofu. Hawasamehe karibu chochote inapohisi kama upakaji rangi.
3. Kuwa mahususi kuhusu usichojua bado. "Hiki ndicho kilichoamuliwa. Hiki ndicho ambacho hakijaamuliwa. Hapa ndipo nitakapokuwa na zaidi." Jambo lisilojulikana lililo wazi ni rahisi mno kukaa nalo kuliko lisilojulikana lisilo wazi. Lipe sehemu ya ukaguzi inayofuata tarehe kama unaweza kabisa.
4. Fanya mambo yaliyo hatarini binafsi kuwa wazi. Watu hawawezi kusikia mkakati wakati wanapekua tishio. Fika kwenye "hili linamaanisha nini kwako" mapema, hata kama jibu ni "hatujui bado, na sitakuacha ujue kwa mshtuko."
5. Alika maswali magumu, na uyapokee kweli. Kisha acha kuzungumza na usikilize.

Hatua hiyo ya mwisho ndipo viongozi wengi husita, nayo ndiyo inayojenga imani kubwa zaidi.

Fanya iwe salama kusema sehemu ya kimya

Katika mabadiliko halisi, taarifa yenye manufaa zaidi katika jengo ni vitu ambavyo watu wanaogopa kukuambia uso kwa uso. Hatari wanayoiona katika mpango mpya. Sababu kwa nini ratiba haitafanya kazi. Kitu ambacho kila mtu katika kundi lao tayari ana wasiwasi nacho.

Kama utawahi kuisikia hutegemea kile ambacho mtafiti wa Harvard Amy Edmondson anakiita usalama wa kisaikolojia: hisia ya pamoja kwamba unaweza kusema, kuuliza swali, au kukiri shaka bila kuadhibiwa au kufanywa uhisi mdogo. Hoja ya Edmondson kuhusu nyakati zisizo na uhakika, zinazosogea kwa kasi ni ya wazi kabisa. Huwezi tena kuongoza kwa hofu. Haifanyi kazi tena kama kichocheo, nayo hufunga hasa ule unyofu unaohitaji zaidi wakati ardhi inabadilika.

Wakati wa mabadiliko, usalama ni dhaifu na rahisi kuvunjika kwa bahati mbaya. Mambo machache huulinda:

• Mtu anapoinua wasiwasi, ushughulikie kama zawadi, sio changamoto. "Nimefurahi kwamba ulisema hilo" hakigharimu chochote na hubadilisha kila kitu.
• Jibu swali lililoulizwa, sio swali ambalo ungependa wangeliuliza.
• Kama hujui, sema "Sijui" kwa sauti. Kiongozi anayeweza kukiri mipaka ya maarifa yake huwapa wengine wote ruhusa ya kuwa wakweli pia.
• Usimfanye kamwe mfano yule aliyepinga. Chumba kizima kinaangalia kuona kitakachomtokea, nao watakirekebisha unyofu wao wenyewe ipasavyo.

Cha kufanya wakati huwezi kuwaambia kila kitu

Wakati mwingine kweli huwezi kushiriki picha kamili. Sababu za kisheria, mpatano ambalo halijakamilishwa, maamuzi ambayo bado yako juu ya kiwango chako. Hapa ndipo viongozi mara nyingi hunyamaza, na ndipo kunyamaza kunafanya uharibifu mkubwa zaidi.

Unaweza kuwa mkweli na mwenye mipaka kwa wakati mmoja. Jaribu: "Kuna sehemu za hili ambazo sijaweza kuzizungumzia bado, nami sitajifanya vinginevyo. Hapa kuna kila ninachoweza kukuambia, na hapa ndipo natarajia kuweza kusema zaidi." Kutaja uwepo wenyewe wa mpaka ni aina ya heshima yenyewe. Huwaambia watu kwamba hutukani akili yao kwa kujifanya kwamba mpaka haupo.

Na kisha endelea kujitokeza. Mabadiliko sio tangazo moja. Ni ishara ndogo mia moja kwa wiki nyingi, na imani hujengwa au kupotea katika ufuatiliaji. Kazi ya hivi karibuni ya HBR kuhusu mabadiliko endelevu inatoa hoja kwamba mabadiliko yameacha kuwa tukio la mara kwa mara na yamekuwa hali ya hewa thabiti ya kazi, ambayo huwaacha watu wamechoka na waangalifu hata kabla hujafungua kinywa. Viongozi wanaoiweka timu pamoja nao ni wale wanaobaki kuonekana, wanaorudia ujumbe wakati watu wameyumba mno kuufyonza mara ya kwanza, na wanaofanya yale waliyosema watafanya.

Neno kuhusu uthabiti wako mwenyewe

Huwezi kuipa chumba utulivu usiokuwa nao. Ukiingia ukitetemeka kwa wasiwasi wako mwenyewe, watu watauambukizwa kabla ya kushika hata neno moja la ujumbe wako. Kwa hivyo kabla ya mazungumzo magumu, tuliza mwili wako mwenyewe kwanza. Pumzi moja ya polepole. Miguu sakafuni. Dakika moja peke yako kabla ya kuingia. Lengo sio kutohisi chochote. Ni kuwa umedhibitiwa vya kutosha ili uthabiti wako, sio hofu yako, ndio kitu kinachoambukizwa.

Hii ni kazi nzito, nayo inaweza kukuchakaza katika kipindi kirefu cha kutokuwa na uhakika. Zingatia ishara zako mwenyewe za mkazo. Kama uzito wa kuongoza katika msimu mgumu unavuja ndani ya usingizi wako, afya yako, au watu unaowapenda, hilo linafaa kuzungumzwa na daktari, mtaalamu wa tiba, au mtu unayemwamini. Kuibeba timu kupitia mabadiliko ni kazi halisi. Unaruhusiwa kuhitaji msaada kwa ajili yake pia.

Watu walio mbele yako hawatakumbuka karibu chochote kuhusu mkusanyo wa slaidi. Watakumbuka kama uliwatazama machoni na kuwaambia ukweli, na kama ulirudi wiki iliyofuata na wiki iliyofuata. Hivyo ndivyo kuwasiliana mabadiliko vizuri kulivyo hasa. Sio ujumbe kamili. Ujumbe wa kuaminika, uliotolewa na mtu aliyebaki.

Vyanzo

• Harvard Business Review, How to Communicate Clearly During Organizational Change (Elsbeth Johnson)
• Amy C. Edmondson, Psychological Safety
• American Psychological Association, 10 tips for dealing with the stress of uncertainty
• Harvard Business Review, Leading Through Continuous Change