Kuangazia Kile Kilicho Muhimu Wakati Kila Kitu Kinahisi cha Dharura

Fikiria mwisho wa siku ndefu ya kazi. Ulikuwa kazini kwa saa kumi. Ulijibu kila kitu, ulikaa katika kila mkutano, ulizima moto mitatu ambayo hukuianzisha. Na bado, ukiwa umelala kitandani, huwezi kutaja jambo hata moja ambalo kweli ulilisukuma mbele. Siku ilikutokea. Wewe hukuiongoza.

Hisia hiyo ya utupu ina chanzo, na si uvivu wala ukosefu wa saa. Ni mahali ambapo umakini wako ulienda. Unaweza kuwa na shughuli nyingi bila kuchoka na bado ukajitenga na vile vichache vingelifanya wiki iwe na maana. Wengi wetu hatukufundishwa kamwe tofauti kati ya kujaza muda wetu na kutumia umakini wetu. Kutoka ndani vinahisi sawasawa. Si kitu kimoja hata kidogo.

Kuwa na shughuli ni jambo rahisi. Kuwa na umakini ni jambo gumu.

Kuna sababu tunaelekea kwa shughuli kama kawaida. Shughuli inatoa mrejesho wa papo hapo. Sanduku la barua linatupwa, arifa inafutwa, kisanduku kidogo kinawekewa alama, na ubongo wako unakupa unafuu mdogo. Kazi muhimu mara chache hufanya hivyo. Ni ya polepole, isiyo wazi, na haikulipi mpaka baadaye sana, kama itakulipa kabisa. Kwa hivyo tunaelea kuelekea cha dharura na mbali na cha muhimu, mamia ya mara kwa siku, bila kamwe kuamua kufanya hivyo.

Viongozi wanahisi hili kwa nguvu, kwa sababu sehemu kubwa zaidi ya siku inakabidhiwa kwao na watu wengine. Watafiti wa Harvard Business School Michael Porter na Nitin Nohria walipofuatilia jinsi wakurugenzi wakuu walivyotumia muda wao kwa kweli, saa kwa saa kwa wiki kadhaa, ugunduzi mmoja ulijitokeza: muda ni kitu adimu zaidi alichonacho kiongozi, na mahali unapoenda hutengeneza kila kitu kingine. Kazi si kufanya zaidi. Ni kuweka rasilimali yako adimu zaidi ikilenga vile vitu ambavyo wewe pekee unaweza kuvisukuma.

Maura Thomas alilisema kwa ukali katika Harvard Business Review. Wakati meneja analalamika kwamba timu ina "tatizo la usimamizi wa muda", anasema, tatizo halisi kwa kawaida ni umakini. Watu wana shughuli. Wamesongwa na msongo. Wana shughuli tu kwa mambo yasiyofaa, mahali pa kazi panapoendelea kuvunja umakini wao vipande vipande. Unaweza kumpa mtu kalenda bora na haitasaidia, kwa sababu uvujaji haupo katika ratiba yake. Upo katika umakini wake.

Kubadilisha kazi kunakugharimu nini hasa

Hapa kuna sehemu inayowashangaza watu. Gharama ya kero si zile sekunde thelathini unazozitumia juu yake. Ni kile inachofanya kwa kazi unayorudi kwayo.

Mwanasaikolojia Sophie Leroy aliita hili mabaki ya umakini. Unaporuka kutoka kazi moja kwenda nyingine, kipande cha akili yako kinabaki kimekwama kwenye ile ya kwanza, hasa kama uliiacha bila kumalizia. Unakaa kuandika waraka wa mkakati, lakini kipande cha ubongo wako bado kinatafuna barua pepe uliyoijibu nusu. Upo hapo kimwili na kiakili upo kwa sehemu tu. Leroy aligundua kwamba mzigo huu haufifii baada ya marekebisho ya haraka. Unaweza kukufuata kama kivuli katika kazi inayofuata nzima.

Lundika hilo katika siku ya kubadilisha kazi kila wakati na hesabu inakuwa ya kikatili. Watafiti wanaosoma kufanya mambo mengi kwa wakati mmoja, kama ilivyofupishwa na Chama cha Wanasaikolojia cha Marekani, wanakadiria kwamba vizuizi vidogo vya kiakili vinavyoumbwa na kuruka kati ya kazi vinaweza kugharimu hadi asilimia arobaini ya muda wako wenye tija. Asilimia arobaini. Hiyo ni karibu nusu ya jitihada yako, imepotea, si kwa kazi ngumu bali kwa msuguano wa kuanza upya tena na tena.

Kuna gharama ya kihisia pia, na inapata muda mdogo wa kuzungumzwa. Siku iliyovunjika inakuacha umejaa msisimko na umechoka kwa wakati mmoja. Hujawahi kuzama katika chochote kwa kina cha kutosha kuhisi furaha ya kimya ya maendeleo halisi, kwa hivyo unaishia ukiwa na wasiwasi na cha ajabu bila kufikia chochote, haijalishi vitu vingapi uliguza. Hisia iliyotawanyika na kazi iliyotawanyika ni tatizo lilelile likivaa nyuso mbili.

Kuamua kile kilicho muhimu, kwa makusudi

Umakini huanza kabla ya siku ya kazi kuanza, kwa uamuzi ambao watu wengi huuruka. Kama hutachagua vipaumbele vyako, sauti yenye kelele zaidi katika sanduku lako la barua itavichagua kwa niaba yako.

Kipimo rahisi hukata kelele nyingi: kama wiki hii jambo moja tu lingefanyika, lingekuwa lipi? Si lile linalopiga kelele. Lile ambalo, mwezi mmoja kuanzia sasa, utafurahi kwamba ulililinda. Kwa kawaida ni kazi iliyo kimya, muhimu, na rahisi kuiahirisha, mkakati, mazungumzo magumu, jambo linalowakuza watu walio karibu nawe. Lipe jina kabla ya siku kujaa, kwa sababu baadaye ni kuchelewa mno.

Kisha lilinde kana kwamba ni halisi, kwa sababu ni halisi.

• Lipe kipaumbele chako cha juu nafasi halisi, si mabaki. Tenga muda halisi kwa kazi iliyo muhimu zaidi, katika saa ambayo ubongo wako ni mkali zaidi, na utendee kipindi hicho jinsi ungemtendea mkutano na mtu unayemheshimu. Kazi inayokamilika ni kazi inayopata mahali pa kutokea.
• Chagua vitu vichache na uache vingine viwe sawa. Huwezi kufanya kila kitu vizuri, na kujifanya unaweza ndiyo jinsi kila kitu kinavyokamilika nusunusu. Kuchagua kile kilicho muhimu kunamaanisha kuchagua kile kisicho muhimu. Jiambie kwa uwazi: hiki, si kile.
• Linda kipindi kimoja cha umakini usiokatizwa kwa siku. Hata dakika sitini za kimya, simu chumba kingine, arifa zimezimwa, zinatosha kuhisi tena umakini usiogawanyika ni jinsi gani. Watu wengi wamesahau. Unarudi haraka.
• Maliza jambo dogo kabla ya kubadilisha, au uliweke kwenye karatasi. Kwa kuwa kazi zisizokamilika ndizo zinazoganda akilini mwako, zitoe kichwani mwako na uziweke kwenye orodha unayoiamini. Kazi iliyonaswa huacha kuisumbua inayofuata.
• Jenga kufunga kifupi mwishoni mwa siku. Dakika tatu za kuangalia kilichosogea, kuandika jambo moja muhimu la kesho, na kufunga laptop. Kunaiambia akili yako kwamba siku imekwisha kweli, ndiyo jinsi unavyoacha kubeba kazi katika saa ambazo zinatakiwa kukujaza tena.

Hakuna lolote katika haya linalohitaji programu mpya au mfumo wa tija. Linahitaji kuamua kile kilicho muhimu kisha kutetea uamuzi huo dhidi ya siku ambayo kwa furaha itakutumia kwa kila kitu kingine.

Wakati kutawanyika ni zaidi ya msimu wa shughuli

Kwa wengi wetu, hisia iliyotawanyika hupanda na kushuka pamoja na mzigo wa kazi, na wiki chache za kulinda umakini wetu huirudisha nyuma. Wakati mwingine ni nzito zaidi ya hayo, na inafaa kuwa mkweli kuhusu tofauti.

Kama kweli huwezi kuzingatia haijalishi unarahisisha kiasi gani, kama wasiwasi au ukungu umekaa na kubaki, kama unavuja katika usingizi wako au mahusiano yako, au kama kila kazi inahisi kama inagharimu zaidi ya ulivyo nacho cha kutoa, hilo linaweza kuwa linaonyesha jambo lililo chini ya kazi. Tatizo la kudumu la kuzingatia linaweza kusafiri pamoja na wasiwasi, msongo wa mawazo, uchovu wa mioyo, huzuni, au tofauti za umakini, na hakuna lolote kati ya hayo linalorekebishwa na orodha bora ya mambo ya kufanya. Daktari au mtaalamu wa tiba ya akili anaweza kukusaidia kutofautisha kati ya msimu mgumu na jambo linalostahili msaada wa kweli. Kufikia msaada huo si kushindwa kwa tija. Ni silika ileile inayomfanya kiongozi mzuri, ambayo ni kujua nini hasa kinahitaji umakini wako.

Lengo halikuwa kamwe kufanya zaidi. Ni kufika mwisho wa siku ukijua saa zako zilienda mahali ulipokusudia ziende. Hiyo ni aina ya kimya ya nguvu, na karibu hakuna mtu anayeitumia kwa makusudi. Unaweza kuanza kesho, kwa jambo moja.

Vyanzo

• Harvard Business Review, Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem
• American Psychological Association, Multitasking: Switching costs
• Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
• Harvard Business Review, How CEOs Manage Time