Mga quick tip
- Maghintay ng limang buong segundo bago punuin ang katahimikan.
- Sabihin nang malakas na baka mali ka.
- Pasalamatan ang unang nagsabi ng mahirap na bagay.
Isipin mo ang huling mitingang nag-iwan sa 'yong tensiyonado. Baka ang bilis, ang paraan ng pagpuno ng isang tao sa bawat katahimikan, ang manager na nag-iiscan ng mukha kung sino ang hindi nag-ambag. Baka walang mapangalanan, basta mababang ugong ng pressure na nagpasya sa 'yo, mga minuto tres, na panatilihin ang kalahating-hugis na ideya mo sa sarili.
Ang desisyong 'yon ang buong problema. Ang pinakamahal na bagay na nangyayari sa tensiyonadong miting ay hindi ang nasayang na oras. Ito ang pangungusap na walang nagsabi. Ang panganib na may nakakita at nilunok. Ang tanong na sana'y nagbago ng plano, iniparada dahil parang di-ligtas itanong.
Ang calm meetings ang paraan para mabawi ang mga pangungusap na 'yon. Hindi kalma na parang mabagal o inaantok. Kalma na sapat na matatag para sabihin sa 'yo ng mga tao ang totoo.
Bakit tumatakbo nang mainit ang mga miting
Nakakatulong malaman kung ano ang kinakaharap mo, dahil marami rito ang hindi personal. Naging mas maingay ang trabaho. Natuklasan ng pananaliksik ng Microsoft sa knowledge workers na nagagambala ang mga tao mga bawat dalawang minuto sa core hours, mga 275 beses sa isang araw, ng mga miting, email, at chat. Kalahati ng lahat ng miting ay dumadapo mismo sa mga oras na pinaka-magaling mag-isip ang mga tao, sa pagitan ng alas-nuwebe at alas-onse ng umaga at ala-una at alas-tres ng hapon. Kaya madalas inaabutan ng miting ang mga taong galit na, hinila palabas ng focused na trabaho, naghahanda sa susunod na ping.
Sa ilalim ng ganoong pressure, ginagawa ng katawan ang ginagawa ng katawan. Bumibilis ang threat system. Bumababaw ang paghinga, lumiliit ang atensiyon, at tumatahimik ang bahagi ng utak na humahawak ng maingat at bukas-palad na pag-iisip. Hindi nagbi-brainstorm ang mga taong nasa kalagayang 'yon. Nagtatanggol sila. Hinihintay nilang matapos ito.
May totoong halaga sa miting ang paliit na 'yon. Literal na lumiliit ang stressed na isip sa kaya nitong hawakan. Tumitigil itong gumawa ng opsiyon, tumitigil isaalang-alang ang punto ng iba, at humahawak ng pinakamabilis na sagot na magtatapos sa di-kaginhawahan. Kaya ang kuwartong puno ng banayad na anxious na tao ay hindi lang di-kaaya-ayang upuan. Mas mahina ito sa mismong bagay na pinanggagalingan ng miting, na mag-isip nang maayos nang sama-sama.
Kumakain din ng sarili ang mainit na miting. Nakakahawa ang tensiyon. Isang putol na tono, isang mainip na buntong-hininga, at humihigpit nang isang antas ang buong kuwarto. Pwede mong panoorin itong mangyari. May naging matalas, dalawang iba ang naging bantay, at ngayon tahimik na naging standoff ang miting na walang nag-schedule.
Ano ang talagang binibili ng "kalma" para sa 'yo
May pangalan sa pananaliksik ang gantimpala sa pagbaba ng temperatura: psychological safety. Si Amy Edmondson ng Harvard, na nag-aaral nito nang dekada, ay inilalarawan ito bilang ibinahaging pakiramdam na pwede kang magsalita ng ideya, tanong, alala, o pagkakamali nang hindi pinaparusahan o pinapahiya para rito. Minsan naririnig ito ng mga tao at inaakalang ibig sabihin nito ay pagiging malambot, o na dapat sumang-ayon ang lahat. Wala sa dalawa ang ibig sabihin nito. Ibig sabihin nito ay sapat na ligtas ang kuwarto para sa katapatan, kasama ang nakakaabalang klase.
Heto kung bakit mahalaga 'yon para sa resulta, at hindi lang para sa pakiramdam ng miting. Ang mga team na pakiramdam ligtas magsalita ay naglalantad ng problema nang mas maaga, nagbabahagi ng mas maraming ideya, at mas mabilis natututo mula sa nagkamali. Ang impormasyong pinaka-kailangan mo bilang lider, ang masamang balita, ang duda, ang "sa tingin ko mauuna tayong magkamali," ay naglalakbay lang sa kuwartong ang pagsabi nito ay walang halaga sa tao. Ang kalmadong miting ang delivery system para sa impormasyong 'yon. Ang tensiyonado ay kung saan ito pumupunta para mamatay.
May mas tahimik na benepisyo rin. Kapag umalis ang mga tao sa miting nang mas kalmado kaysa sa pagdating, dala nila 'yon sa susunod na oras ng trabaho. Kapag umalis silang gulat, dala din nila 'yon. Hindi kailanman miting lang ang miting. Itinatakda mo ang temperatura para sa lahat ng nangyayari pagkatapos nito.
Bago ang miting: dito napagpasyahan ang kalahati ng kalma
Karamihan ng nagpapatensiyon sa miting ay nakaluto bago may magsalita.
- Maging tapat kung kailangan ba talaga itong maging miting. Ang status update na pwedeng mensahe ay hindi kinikita ang kuwarto. Ang pagprotekta sa focused na oras ng mga tao ay nagpapakalmang kilos mismo. Bawat mitingang kina-cancel mo ay isang gambala kulang sa araw na puno na.
- Ipadala ang punto nang maaga. Ang "Heto ang pinagpapasyahan natin at bakit" ay gumagawa ng maraming tahimik na trabaho. Pumapasok ang mga tao nang nakaoryent sa halip na manghula, at ang paghula ay kung saan nakatira ang maraming low-grade na anxiety.
- Mag-imbita ng mas kaunting tao. Mas ligtas ang mas maliit na kuwarto. Mas madaling magsalita sa anim na tao kaysa sa labing-anim, at mas madaling mapansin kapag may tumahimik.
- Mag-iwan ng margin sa paligid nito. Ang mitingang naipit sa pagitan ng dalawa ay nagsisimula nang lahat ay huli na. Kung kaya, huwag i-book ang slot na nagtatapos mismo pagsimula ng susunod. Kahit limang minuto ng espasyong hihingahan ay nagbabago kung paano dumarating ang mga tao.
Sa loob ng kuwarto: maliliit na galaw, malaking pagkakaiba
Itinatakda mo ang temperatura sa unang dalawang minuto, kadalasan sa sariling katawan at tono. Mas binabasa ng mga tao ang lider kaysa kahit sino, kaya ang tatag mo, o tensiyon mo, ang unang kumakalat at pinakamabilis.
Ilang bagay na maaasahang nakakatulong:
Magsimula nang mas mabagal kaysa sa natural
Labanan ang udyok na sumalpok diretso sa agenda sa buong bilis. Ang totoo at hindi-nagmamadaling pambungad, totoong check-in, sandali para makarating ang mga tao, ay sumesenyas na hindi emergency ang kuwartong 'to. Nagkakahalaga ito ng isang minuto. Binibili nito sa 'yo ang atensiyong gugulin mo sana buong miting sa paghabol.
Pangalanan na gusto mo ang mahirap na bagay
Hindi ka dadalhan ng mga tao ng duda maliban kung hihingiin mo nang sinasadya. Sabihin nang diretso. Tulad ng "Mas gusto kong marinig ang problema ngayon kaysa pagkatapos nating mag-ship" o "Ano ang nami-miss ko rito?" Itinuturo ng gawa ni Edmondson ang maliit at makapangyarihang galaw: lider na umaaming may sariling limitasyon nang malakas. Ang "Baka mali ako rito" ay nagbibigay sa lahat ng pahintulot na maging di-sigurado din. Pinapatahimik ng katiyakan sa itaas ang kuwarto.
Gawing ligtas ang katahimikan sa halip na awkward
Kapag nagtanong ka at walang sumasagot, ang instinct ay punuin mo mismo ang agwat. Huwag, hindi agad. Bilang hanggang lima sa isip mo. Ang mga tahimik na tao ay madalas ang mga nag-iisip pa, at kailangan nila ng sandaling hindi kailangan ng mga mabilis magsalita. Kung ang parehong dalawang boses ang nagdadala ng bawat miting, hindi 'yon engagement, di-pagkakapantay 'yon na kaya mong ayusin sa pagpapalapad ng pinto.
Kapag talagang mahalaga ang desisyon, bigyan ang mga tao ng estrukturadong daan-pasok sa halip na iwan ito sa sino mang pinakamalakas magsalita. Subukan ang mabilis na round kung saan bawat tao ay nagsasabi ng isang bagay bago magsimula ang bukas na talakayan. O hilingin sa lahat na isulat ang pag-iisip nila nang animnapung segundo muna, tapos magbahagi. Ang maliliit na estrukturang 'to ay parang mekanikal, at medyo awkward sa unang beses. Maaasahan din nilang hinihila ang ideya mula sa mga taong sana'y inupuan nila, at tinatanggal nila ang panlipunang panganib ng pagiging una magsalita.
Tumugon sa unang risk-taker na parang ginto
Sa sandaling may nagsabi ng bahagyang di-komportableng bagay, pinapanood ng buong kuwarto kung anong susunod na mangyayari. Kung naging defensive o mapagbalewala ka, kakatuturuan mo lang ang lahat na manahimik sa natitirang taon. Ang simpleng "Salamat sa pagsabi niyan, eksaktong kailangan nating marinig" ay mas malaki ang nagagawa para sa katapatan ng team kaysa anumang patakaran. Hindi mo ina-endorso ang punto. Ginagantimpalaan mo ang tapang na kinailangan para itaas ito.
Panatilihing regulado ang sariling katawan
Hindi ka makakapag-isip nang malinaw o makakapamuno nang kalmado habang umaalarma ang sariling alarma mo. Kapag naramdaman mong bumibilis ka, bagalan ang buga, itanim ang mga paa, ibaba ang balikat. Ang maliit na reset na 'yon ang paraan ng pagpapanatili ng akses sa sariling husga, at kung paano mo iniiwasang ibigay ang stress mo sa lahat sa kuwarto.
Kapag umiinit pa rin
May ilang mitingang nagiging tensiyonado gaano man kahusay ang paghahanda mo. Totoong di-pagkakasundo, mahirap na numero, usapang humahawak sa ego o trabaho ng mga tao. Hindi pagkukunwaring wala ang mga sandaling 'yon ang kalmadong pamumuno. Ito ay kung paano mo sila hinahawakan.
Kapag umaakyat ang temperatura, pangalanan ito. "Parang may singaw 'to, at patas 'yon, mahalaga 'to." Ang pagpangalan sa tensiyon nang malakas ay halos palaging nagtatanggal ng kaunting hangin, dahil medyo nagre-relax ang mga tao pag nakitang hindi yinayanig ang lider nito. Bagalan ang bilis nang sinasadya. Magtanong sa halip na maglabas ng hatol. At kung talagang sobrang init ang kuwarto para sa magandang pag-iisip, lubos na lehitimong sabihin, "Magpahinga tayo nang sampung minuto," o "Tulugan natin 'to at magpasya bukas." Halos walang desisyong sulit gawin na nangangailangan ng desisyon habang baha ang lahat.
Kung may isang taong dumo-dominate o dumudurog sa iba, sa 'yo 'yon pamahalaan, marahan at malinaw. Hindi ibig sabihin ng kalma ang hayaang itakda ng pinakamalakas ang mga termino. Ang pagprotekta sa mas tahimik na boses ay bahagi ng pagpapanatiling ligtas ng kuwarto, at tahimik na nagpapasalamat ang iba pa sa team kapag ginawa mo ito.
Magtapos sa paraang nagpapababa ng temperatura
Hinuhubog ng pagsasara ng miting kung ano ang dadalhin ng mga tao palabas. Ilapag ang eroplano nang sinasadya. Maging malinaw kung ano ang napagpasyahan, sino ang gagawa ng ano, at ano ang talagang bukas pa. Sarili nitong klase ng stress ang kalabuan, at ang malabong pagtatapos ay nagpapadala sa mga tao pabalik sa mesa na inuulit ang di-nasagot na mga tanong sa halip na magtrabaho.
Tumutulong din ang maikli at taos na pasasalamat, lalo na sa sino mang nagsabi ng mahirap na bagay. Isinasara mo ang loop na binuksan mo nang humingi ka ng katapatan. Naaalala ng mga tao kung ginantimpalaan o pinarusahan ang katapatan, at iaayos nila ang susunod ayon doon.
Isang paalala para kapag mas malaki ito kaysa miting
Minsan ang tensiyon sa kuwarto ay sintomas ng bagay na hindi kayang ayusin ng kuwarto. Team na tumatakbo sa chronic na overload, kultura kung saan talagang pinarusahan ang pagsasalita, manager na ang sariling stress ay tumatapon sa lahat. Tumutulong ang mas-maayos na miting, at sulit sila gawin. Hindi nila lulutasin ang sistemang dumudurog sa mga tao.
At kung napansin mong ang takot sa dibdib mo bago ang miting ay tumigil na maging tungkol sa miting, kung ang pressure sa trabaho ay regular na dumudugo sa tulog, gana, o kung paano mo nararamdaman ang sarili, sulit 'yon seryosohin at sulit pag-usapan sa doktor o therapist. Kasanayan ang katatagan na kaya mong buuin. Hindi rin ito bagay na dapat mong gawa-gawain mag-isa, sa walang laman, nang walang hanggan.
Hindi perpektong miting ang layunin. Ito ay kuwartong masasabi ang totoo. Buuin 'yon, isang mas-kalmadong miting sa bawat sandali, at magsisimulang dalhin sa 'yo ng mga tao ang bagay na pinaka-kailangan mong marinig, habang may panahon pa para gamitin ito.
Mga sanggunian
- Microsoft WorkLab, Breaking Down the Infinite Workday (Work Trend Index research)
- Tijs Besieux and Amy C. Edmondson, How to Improve a Meeting (When You're Not in Charge) (Harvard Business Review)
- Amy C. Edmondson, Psychological Safety