Ăn mừng chiến thắng và xây dựng đà tiến

Có một thói quen mà nhiều người giỏi giang, đầy động lực hay rơi vào. Bạn đạt một mục tiêu, và trước khi khoảnh khắc ấy kịp lắng xuống, bạn đã nhìn sang mục tiêu kế tiếp. Chiến thắng hầu như không được ghi nhận. Bạn tự nhủ sẽ ăn mừng khi cả việc xong xuôi, khi dự án ra mắt, khi năm khép lại, khi con số cuối cùng cũng tới chỗ nó nên ở. Vậy nên bạn cứ cúi đầu và đẩy tới.

Rắc rối là "xong xuôi" cứ dịch chuyển hoài. Luôn có một việc tiếp theo. Và một đội nhóm không bao giờ được cảm thấy mình đang thắng sẽ bắt đầu chạy bằng hơi tàn, ngay cả khi công việc trên giấy tờ vẫn đang tiến triển tốt.

Đây không phải một chủ đề mềm mỏng. Cách bạn đánh dấu tiến bộ định hình việc người ta có giữ được động lực qua một chặng đường dài hay không, và họ có còn lại gì khi mọi thứ trở nên khó khăn. Có nghiên cứu vững chắc đứng sau điều đó, và có những cách đơn giản để áp dụng nó vào thực tế.

Tiến bộ là nhiên liệu, không phải phần thưởng

Trong một thời gian dài, giả định là sự ghi nhận là thứ bạn trao ra ở vạch đích. Làm việc, nhận giải. Hai nhà nghiên cứu của Harvard, Teresa Amabile và Steven Kramer, đã xem xét điều này kỹ hơn gần như bất kỳ ai. Họ thu thập gần 12.000 mục nhật ký hằng ngày từ những người làm công việc tri thức thực sự và đặt một câu hỏi đơn giản: vào những ngày người ta cảm thấy có động lực và gắn kết nhất, điều gì đã thực sự xảy ra?

Câu trả lời khiến cả họ cũng bất ngờ. Yếu tố thúc đẩy lớn nhất cho một ngày tốt lành không phải là tiền thưởng hay một cái vỗ vai hay một chiến lược rõ ràng. Đó là việc tạo ra tiến bộ trong công việc có ý nghĩa. Amabile và Kramer gọi đây là nguyên lý tiến bộ. Khi người ta cảm thấy mình đã đẩy một thứ gì đó tiến lên, dù chỉ một chút, tâm trạng, động lực, và cảm nhận của họ về công việc đều cùng được nâng lên. Họ đặt tên cho trạng thái nội tâm ấy là "đời sống công việc bên trong", và hóa ra nó là một động cơ lặng lẽ đứng sau hiệu suất.

Mặt trái cũng quan trọng không kém. Những vấp ngã đánh mạnh hơn những chiến thắng cùng cỡ. Một thất bại nhỏ có thể làm hỏng cả một ngày nhiều hơn so với mức một chiến thắng nhỏ có thể làm ngày ấy tươi sáng. Sự bất đối xứng đó đáng để ghi nhớ, vì nó có nghĩa là nhịp trống đều đặn của những tiến bộ nhỏ, dễ thấy không phải là thứ có-thì-tốt. Đó là cách bạn giữ năng lượng của một đội nhóm trên mặt nước.

Vậy nên ăn mừng chiến thắng thực ra không phải là tổ chức một bữa tiệc. Mà là làm cho tiến bộ trở nên dễ thấy, để người ta có thể cảm nhận được điều mà nghiên cứu nói họ cần cảm nhận nhất.

Vì sao nhỏ và thường xuyên thắng lớn và hiếm hoi

Hầu hết các tổ chức để dành sự ghi nhận cho những khoảnh khắc lớn. Buổi ra mắt. Quý kinh doanh. Kỳ đánh giá thường niên. Những khoảnh khắc đó quan trọng, nhưng nếu chúng là lần duy nhất ai đó nghe rằng công việc đang đi tốt, thì sự ghi nhận trở thành một hiện tượng thời tiết hiếm hoi thay vì một thứ khí hậu.

Gallup đã nghiên cứu điều này trên những lượng người lao động khổng lồ, và khuôn mẫu rất ổn định: những người được người quản lý ghi nhận khoảng mỗi tuần một lần thì gắn kết hơn rất nhiều so với những người chỉ thỉnh thoảng mới nghe điều đó. Hằng tuần là nhịp điệu dường như có tác dụng. Không phải liên tục, không phải tâng bốc. Đều đặn.

Có một lý do khiến nhỏ và thường xuyên có tác dụng tốt hơn lớn và hiếm hoi. Một mục tiêu dài, theo định nghĩa, phần lớn là chưa hoàn thành. Nếu thứ duy nhất được tính là đỉnh núi, thì trong suốt nhiều tháng tất cả mọi người đều đang thất bại trong việc lên đến đó. Chia nhỏ cuộc leo núi thành những cột mốc dễ thấy biến một mục tiêu xa xôi, trừu tượng thành một loạt mục tiêu thật, có thể với tới. Mỗi cột mốc bạn vượt qua là bằng chứng rằng việc đó là khả thi, và bằng chứng đó là thứ mang người ta qua khúc lê thê ở giữa.

Đà tiến phần lớn là một cảm giác. Đó là cảm nhận rằng nỗ lực đang cộng dồn thành một điều gì đó. Bạn xây dựng cảm giác đó bằng cách cho người ta thấy đường vạch họ đã kẻ được, không chỉ khoảng trống phía trước.

Có một mẹo gọn gàng về sự chú ý của con người ẩn trong điều này. Người ta có động lực với một mục tiêu đã có sẵn chút tiến bộ trên đó hơn nhiều so với một mục tiêu nằm ở con số không, ngay cả khi quãng đường còn lại thực tế là y hệt. Một tấm thẻ tích điểm đã đóng dấu hai lần và yêu cầu mười dấu được hoàn thành thường xuyên hơn một tấm thẻ trắng yêu cầu tám dấu, dù cả hai đều cần thêm tám dấu nữa. Đà khởi đầu kéo người ta tiến lên. Một nhà lãnh đạo giỏi tạo ra hiệu ứng đó một cách trung thực, bằng cách đếm những tiến bộ ban đầu thành tiếng để công việc không bao giờ cảm thấy như đang bắt đầu từ con số không.

Một sự ăn mừng thực sự trông như thế nào

Đây là chỗ nhiều nhà lãnh đạo đi sai. Họ nghe "ăn mừng chiến thắng" và với tay tới pháo giấy, một biểu tượng cảm xúc trên Slack, một câu "làm tốt lắm cả nhóm" chung chung. Người ta ngửi thấy được sự khác nhau giữa sự ghi nhận cụ thể và sự ghi nhận theo phản xạ. Kiểu phản xạ hầu như chẳng có tác dụng gì, và theo thời gian nó thậm chí có thể dạy người ta rằng lời khen ở đây chỉ là tiếng ồn.

Điều thực sự có sức nặng là cụ thể và hơi mang tính cá nhân một chút:

• Gọi tên điều cụ thể. "Làm tốt lắm" biến mất. "Cái cách bạn phát hiện ra lỗi đó trước khi nó tới tay khách hàng đã cứu chúng ta khỏi một tuần khủng khiếp" thì đọng lại. Sự cụ thể nói với một người rằng bạn đã thực sự thấy điều họ làm.
• Liên kết nó với lý do nó quan trọng. Một chiến thắng cảm thấy lớn hơn khi người ta hiểu nó làm cho điều gì trở nên khả thi. Hãy nối việc nhỏ với mục đích lớn hơn mà nó phục vụ.
• Làm cho người khác thấy được, khi bạn có thể. Sự ghi nhận trước mặt đồng nghiệp có sức nặng hơn một lời nói riêng, và nó dạy cả nhóm thế nào là tốt. Tuy nhiên hãy đọc con người trước. Một số người bừng sáng khi được khen công khai; số khác chỉ muốn chui xuống đất.
• Đánh dấu những chiến thắng đang-trong-tiến-trình, không chỉ những việc đã hoàn thành. Một bài toán khó được giải, một cuộc trò chuyện khó được xử lý khéo léo, một bản nháp cuối cùng đã đủ tốt để xây tiếp. Đó là những khoảnh khắc mà nguyên lý tiến bộ thực sự nói về.
• Hãy để nó ngắn gọn. Một sự ăn mừng không cần một nghi lễ. Ba mươi giây chân thành ở đầu một cuộc họp thường có tác dụng hơn một sự kiện trên lịch.

Một điều nữa dễ bị bỏ qua: hãy để người ta cảm nhận chiến thắng trước khi bạn quay sang việc khác. Nếu phản ứng duy nhất của bạn trước một việc hoàn thành là "tuyệt, giờ qua việc tiếp theo", thì bạn đã lặng lẽ nói với mọi người rằng công việc chẳng bao giờ thực sự đủ tốt. Hãy cho khoảnh khắc đó một hơi thở. Sự dừng lại là một phần của trọng tâm.

Hãy xây các cột mốc trước khi bạn cần đến chúng

Nếu việc ăn mừng chiến thắng phụ thuộc vào việc bạn nhớ làm nó ngay trong khoảnh khắc, thì nó sẽ không xảy ra. Ý định tốt đẹp bị chôn vùi dưới đám cháy tiếp theo. Những nhà lãnh đạo giữ được đà tiến không dựa vào trí nhớ. Họ xây các cột mốc vào trong công việc từ trước.

Điều đó có nghĩa là chia một mục tiêu dài thành những giai đoạn thực sự có thể với tới và thấy được. Không phải những khát vọng mơ hồ, mà là những chốt kiểm tra thực sự với một ranh giới rõ ràng, để mọi người biết khi nào một chốt đã được vượt qua. Một bản nháp được duyệt. Một khách hàng đầu tiên đi vào hoạt động. Số lỗi giảm về không. Trọng tâm của một chốt kiểm tra là nó chuyển một đích đến xa xôi thành một thứ bạn có thể hoàn thành trong tuần này, và việc hoàn thành các việc là toàn bộ đường dây tiếp tế của động lực.

Vài thói quen thực tế giúp việc này dễ duy trì hơn:

1. Đặt các cột mốc cùng với đội nhóm, không phải đặt cho họ. Khi người ta giúp xác định điều gì được tính là tiến bộ, họ đầu tư hơn nhiều vào việc đạt tới nó, và bạn ít có khả năng ăn mừng một điều mà họ không thực sự coi trọng.
2. Làm cho tiến bộ dễ thấy ở một nơi chung. Một bảng đơn giản, một công cụ theo dõi, một ghi chú lặp lại trong một cuộc họp. Người ta cần có thể thấy đường vạch đang dịch chuyển mà không cần bạn thuật lại mỗi lần.
3. Lên lịch một khoảnh khắc đều đặn để nhìn lại. Năm phút ở đầu một buổi gặp gỡ hằng tuần để hỏi "điều gì đã tiến lên?" biến sự ghi nhận từ một điều bạn hy vọng sẽ nhớ thành một điều cứ thế xảy ra.
4. Giữ phản hồi mang tính xây dựng tách biệt với sự ghi nhận. Trộn hai thứ lại dạy người ta gồng mình chờ chữ "nhưng" mỗi lần bạn khen họ, và lời khen thôi đọng lại. Có chỗ cho cả hai. Chỉ là không trong cùng một hơi thở.

Không điều nào trong số này cầu kỳ cả. Công việc chủ yếu nằm ở việc quyết định làm nó một cách có chủ đích rồi cho nó một chỗ để tồn tại, để nó sống sót qua những tuần bận rộn khi mà nếu không bạn sẽ quên mất.

Khi chiến thắng khan hiếm

Đôi khi chẳng có mấy điều để ăn mừng. Một dự án đang ì ạch. Kết quả chưa tới. Đội nhóm mệt mỏi và hơi nản lòng, và sự ghi nhận vui vẻ sẽ chỉ cảm thấy giả tạo.

Sự tích cực gượng ép trong một mùa khó khăn sẽ phản tác dụng. Người ta biết khi nào họ đang bị dắt dây. Điều giúp ích hơn là sự trung thực đi kèm với một ống kính nhỏ hơn. Khi tấm bảng điểm lớn ảm đạm, bạn tìm những chiến thắng vẫn còn là thật: một vấn đề được hiểu rõ hơn so với tuần trước, một mối quan hệ được hàn gắn, một người đã có mặt vững vàng khi không làm vậy sẽ dễ hơn. Nỗ lực và sự học hỏi cũng là tiến bộ, ngay cả khi kết quả chưa đến.

Đây cũng là lúc sự vững vàng của chính bạn quan trọng nhất. Một đội nhóm lấy tín hiệu cảm xúc của mình từ người đang lãnh đạo, và một nhà lãnh đạo có thể tìm thấy và gọi tên tiến bộ thực sự trong một giai đoạn gập ghềnh sẽ cho người ta một thứ vững chắc để đứng lên. Không phải sự vui vẻ giả tạo. Một câu "đây là điều thực sự đang có tác dụng, và đây là điều chúng ta làm tiếp theo" với cái nhìn tỉnh táo.

Điều này tốt cho con người, không chỉ cho những con số

Thật dễ để coi tất cả những điều này như một đòn bẩy năng suất, và nó đúng là vậy. Nhưng có một lớp con người bên dưới đáng được coi trọng.

Cảm thấy rằng công việc của bạn được nhìn thấy và rằng nó có ý nghĩa sẽ bảo vệ bạn. Một nghiên cứu đăng trên một tạp chí y tế công cộng đã thấy rằng những nhân viên cảm thấy mình thực sự được trân trọng tại nơi làm việc mang nguy cơ tim mạch thấp hơn một cách đo lường được, ngay cả sau khi các nhà nghiên cứu đã tính đến những yếu tố khác. Sự trân trọng dường như hoạt động như một thứ gì đó gần với một nguồn lực sức khỏe. Điều ngược lại, cặm cụi suốt nhiều tháng mà không cảm thấy chút nào điều đó được ghi nhận, là con đường nhanh dẫn tới kiệt sức.

Vậy nên khi bạn xây dựng thói quen ghi nhận tiến bộ, bạn đang làm hai việc cùng một lúc. Bạn giữ một đội nhóm đủ động lực để làm việc tốt nhất, và bạn chăm lo cho những con người đang làm việc đó. Đó không phải những mục tiêu cạnh tranh nhau. Chúng là cùng một mục tiêu, nhìn từ hai phía.

Những nhà lãnh đạo mà người ta nhớ thường không phải là những người đẩy mạnh nhất. Họ là những người khiến công việc cảm thấy như đang đi đến đâu đó, những người có thể chỉ ra mặt đất đã đi qua khi mọi người khác chỉ thấy còn lại bao xa. Kỹ năng đó nhỏ và có thể học được. Nó chủ yếu quy về việc chú ý, thành tiếng, theo một lịch đều đặn, tới tiến bộ vốn đã đang diễn ra ngay trước mắt bạn.

Nếu sự ghi nhận đã lặng đi một thời gian trong đội nhóm của bạn, bạn không cần một chương trình để bắt đầu. Bạn cần một điều cụ thể, chân thật được nói với một người trong tuần này. Rồi một điều khác vào tuần sau. Đà tiến, kiểu thật sự, bắt đầu từ chừng đó nhỏ.

Nguồn

• Harvard Business Review, The Power of Small Wins (Teresa Amabile and Steven Kramer)
• Gallup, Organizations Can Redefine Feedback by Including Recognition
• Frontiers in Public Health (PMC), Taking appreciation to heart: appreciation at work and cardiovascular risk in male employees