Kuweka Mwendo Endelevu: Jinsi Viongozi Wanavyojenga Imani Bila Kuichosha Timu

Kuna aina fulani ya ujumbe unaotua katika sanduku la barua pepe la mtu saa tano na dakika arobaini usiku wa Jumapili. Pengine unaujua ule. Mtumaji hakuwa anajaribu kuwa katili. Alikuwa na wazo, alitaka kulitoa kichwani mwake kabla halijampotea, na akabonyeza tuma. Lakini mtu wa upande wa pili anausoma tofauti. Anasoma: juma la kazi halikufungwa kweli kamwe. Anasoma: heri niwe wa kupatikana. Na bila mtu yeyote kuamua hivyo, saa ya timu kimya kimya inajirudi kuwa kamwe-haijazimika-kabisa.

Hivyo ndivyo mwendo unavyowekwa katika sehemu nyingi za kazi. Si katika mkutano, si katika sera, bali katika ishara ndogo zinazoongezeka. Ni lini barua pepe zinatumwa. Kalenda ya nani haina nafasi nyeupe. Nani anasifiwa kwa usiku wa manane na nani anapata uso wa mashaka kwa kuondoka saa kumi na moja. Watu wanaangalia, na kile wanachokiangalia kwa makini zaidi ni yeyote wanayedhani ndiye anayeongoza.

Kama unaongoza mtu yeyote, hata mmoja, hata bila rasmi, unaweka mwendo iwe unakusudia au hapana. Habari njema katika sentensi hiyo pia ndiyo hoja yote ya makala hii: kwa sababu mwendo ni kitu unachokiweka, ni kitu unachoweza kukiweka kwa kusudi.

Gharama ya kukimbia kwa joto kali

Tuwe waaminifu kuhusu kile mwendo usio endelevu hasa unachofanya, kwa sababu huelekea kujificha nyuma ya nia njema na matokeo ya kuvutia.

Shirika la Afya Duniani linatambua uchovu wa kupindukia kama jambo la kikazi, tokeo la msongo sugu wa mahali pa kazi ambao haujashughulikiwa vizuri. Wanaueleza kwa vipande vitatu: uchovu mkubwa, dharau au umbali wa kiakili unaozidi kuongezeka kuelekea kazi, na hisia inayopenya pole pole kwamba huna ufanisi tena. Soma orodha hiyo polepole. Hakuna kati ya hayo yanayotokea usiku mmoja. Yanajengeka, kimya kimya, ndani ya mtu anayeendelea kufika na kuendelea kusukuma huku tangi likipungua chini kuliko yeyote anayemzunguka anavyotambua.

Neno "kikazi" linajalisha hapa. WHO inaonyesha hali za kazi, si kasoro katika mfanyakazi. Mtazamo huo unafaa kuushikilia, kwa sababu mwitikio wa haraka pale timu inapodhoofika ni kuwarekebisha watu. Wapeleke kwenye warsha ya ustahimilivu. Ongeza programu ya kutafakari kwenye mafao. Mambo hayo si mabaya. Lakini kama mwendo wenyewe ndilo tatizo, hakuna kiasi cha kukabili kibinafsi kinachoziba pengo. Unampa mtu ndoo wakati bomba linaendelea kutoa maji.

Kuna gharama ya kimya pia, inayojitokeza kabla uchovu wa kupindukia haujatokea. Wakati watu hawawezi kupona, kazi inakuwa mbaya zaidi. Watafiti wa upona wana jina la kile kinachotulinda kati ya zamu: kujitenga kisaikolojia, uwezo wa kuzima kazi kwa kweli wakati wa muda wako mbali nayo. Watu wasioweza kuzima, wanaolala kitandani wakikariri matatizo ya kesho, wanailipia kwa uchovu, usingizi mbaya zaidi, na afya mbaya zaidi baada ya muda. Pumziko si zawadi ya kazi. Ni sehemu ya jinsi kazi inavyobaki nzuri.

Na kujitenga ni kugumu kuliko kunavyosikika, hasa kwa watu wenye dhamiri ambao zaidi unataka kuwahifadhi. Utafiti uleule unaolifuatilia hili uligundua kwamba kama mtu anaweza kweli kutulia inategemea kwa sehemu kile anachoamini kuhusu kazi yenyewe. Watu wanaoamini kimya kimya kwamba pumziko lazima lipatikane kwa kustahili, au kwamba mfanyakazi mzuri daima anafikiri kuhusu kazi, wanahangaika kuiweka chini hata wakiwa nje ya kazi. Hilo linafaa kujua kama kiongozi, kwa sababu imani hizo haziundi katika ombwe. Zinaundi katika tamaduni zinazozawadia kutozima kamwe. Unapofanya iwe salama kwa wazi kusimama, hutoi tu fao. Unabadili kile watu wako waliojitolea zaidi wanaamini kwamba wanaruhusiwa kufanya.

Kwa nini mwendo imara unajenga imani

Hapa kuna sehemu viongozi mara nyingine wanaikosa. Mwendo endelevu si tu wa fadhili zaidi. Ni utaratibu wa kujenga imani.

Imani inajengwa juu ya kutabirika. Wakati timu yako inajua kwamba juma la kawaida linaonekana kama juma la kawaida, kwamba mbio ngumu zitatajwa kama mbio na kweli zitaisha, kwamba "haraka" inamaanisha haraka na si tu "nina wasiwasi," wanaweza kupanga maisha yao. Wanaweza kumwahidi mtoto wao kwamba watakuwa kwenye mchezo. Wanaweza kupumzika, kwa sababu wanaamini pumziko linaruhusiwa. Imani hiyo ndiyo jambo. Watu watapona kweli tu kama wanaamini hawataadhibiwa kwa hilo.

Kinyume kinaharibu imani haraka. Wakati kila juma ni janga, uharaka unapoteza maana yake, na watu wanaacha kukimbia mbio wakati kweli unawahitaji. Wakati viongozi wanasema "jitunze" kisha wakamzawadia mtu aliyejibu barua pepe akiwa likizoni, timu inajifunza kupuuza maneno na kuangalia tabia. Ishara zilizochanganyika kuhusu mwendo si jambo dogo. Zinawafundisha watu kwamba hawawezi kukuchukulia kwa neno lako, na mara somo hilo linapotua, ni ghali kulitengua.

Wewe unaweka mwendo, mara nyingi bila kukusudia

Inasaidia kuwa mahususi kuhusu jinsi mwendo hasa unavyosambaa, kwa sababu sehemu kubwa yake haionekani kwa yule anayeusambaza.

Wakati mtu mkubwa kicheo anafanya kazi wikendi mara kwa mara, timu inausoma kama kiwango, haijalishi mwongozo unasema nini. Wakati sifa kubwa zaidi inakwenda kwa ushujaa, usiku wa manane, uokoaji wa dakika ya mwisho, uokozi wa kustaajabisha, watu kimya kimya wanahitimisha kwamba namna ya kuthaminiwa hapa ni kuruhusu mambo yawe dharura. Wakati kalenda yako mwenyewe haina mapengo, unaashiria kwamba mapengo ni kwa watu wasio na dhati. Hakuna kati ya haya kinachohitaji dai moja la wazi. Mwendo unasafiri kupitia mfano, na mfano wa kiongozi unasafiri mbali zaidi.

Hii pia ndiyo sababu marekebisho hayawezi kuwa kanuni tu. Kampuni nyingi zimejaribu sera za hakuna-barua-pepe-baada-ya-saa-za-kazi na kuziona zikishindwa kimya kimya, kwa sababu sera ilipambana na utamaduni ambao viongozi wenyewe walikuwa bado wakiufanyia mfano usiku wa manane. Watu hawafuati kanuni iliyotamkwa. Wanafuata ile inayoishi.

Kwa nini watu werevu hufanya kazi kupita kiasi hata wasipotaka

Ni vishawishi kudhani kwamba watu wanaokimbia kwa joto kali zaidi ndio wanaoichagua. Baadhi wanachagua. Lakini utafiti kuhusu kufanya kazi kupita kiasi unaonyesha mahali penye usumbufu zaidi kwa viongozi: wataalamu wengi wenye uwezo, wenye nia njema, wanafanya kazi kupita kiasi kwa sababu mfumo unaowazunguka kimya kimya unawasawazisha kwa mwendo usiokoma, na hawawezi kupata kitufe cha kuzima peke yao.

Tazama kazi ya hivi karibuni ya Harvard Business Review kuhusu kwa nini timu zinafanya kazi kupita kiasi. Shinikizo mara chache linatoka kwa bosi mmoja anayedai. Linatoka kwenye fundo la mambo yanayopanga pamoja kwa wakati mmoja. Jinsi saa zinavyohesabiwa. Jinsi maendeleo yanavyoamuliwa, na nani anayeonekana kustahili. Matarajio yasiyosemwa kwamba watu wazuri wanapatikana, daima. Yaweke pamoja na unapata mwendo unaohisi kuwa hauwezekani kuzima, hata kwa mtu anayetamani sana. Ndiyo sababu marekebisho ya kibinafsi mara nyingi yanakatisha tamaa. Semina ya ustawi haiwezi kushinda hoja dhidi ya mfumo wa kupandisha cheo unaomzawadia mtu asiyezima kamwe.

Matokeo ya kivitendo kwa kiongozi ni ya kukomboa, kwa namna fulani. Kama kufanya kazi kupita kiasi ni jambo la kimuundo kwa kiasi kikubwa, basi kishikizo kinachofanya kazi kweli pia ni cha kimuundo, na kiko mikononi mwako zaidi kuliko mwa timu. Unaweza kubadili kile kinachohesabiwa na kile kinachosifiwa. Unaweza kuamua kwamba kuwa wa kupatikana saa zote si bei ya kuthaminiwa hapa. Hizo ndizo vipimo vinavyoweka mwendo halisi. Mtu hawezi kuweka upya utamaduni kwa kujaribu kwa bidii zaidi kupumzika. Kiongozi anaweza kuuweka upya kwa kubadili hali.

Jinsi ya kuweka mwendo ambao watu wanaweza kuudumisha

Hili linaweza kujengwa, na sehemu kubwa yake haivutii. Mazoea machache yanayosukuma mshale kweli:

• Linda kingo za siku na za juma. Amua "kuzima" kunamaanisha nini katika timu yako kisha ulitetee, ukianza na tabia yako mwenyewe. Kama unafanya fikra zako bora usiku wa manane, andika barua pepe na uipange itumwe asubuhi. Wazo ni lako kulihifadhi. Lakuri ya saa tano na dakika arobaini siyo.
• Taja mbio, na taja mwisho wake. Shinikizo halisi linatokea. Uharibifu unatoka kwa shinikizo lisilotangazwa kamwe na lisilofungwa kamwe. Lisemee waziwazi: "Majuma mawili yajayo yatakuwa mazito, hii ndiyo sababu, na hii ndiyo tarehe inayoisha." Kisha iheshimu tarehe. Mbio yenye mstari wa kumalizia ni kitu watu wanaweza kuipa. Mbio isiyo na upeo ni hali mpya ya kawaida tu.
• Zawadia imara, si shujaa tu. Tambua mtu ambaye mradi wake haukuwahi kuwa janga kwa sababu alipanga vizuri. Hiyo ndiyo tabia hasa unayotaka zaidi, na karibu daima haionekani isipokuwa kiongozi aitaje. Kama kitu pekee kinachopata makofi ni uokoaji wa kustaajabisha, unaifundisha timu yako kuruhusu mambo yavunjike.
• Fanya pumziko liwe halisi, si la maneno. Chukua muda wako mwenyewe wa mapumziko, mbali kabisa, na waache watu wakuone ukifanya hivyo. Funikianeni ili likizo ziwe kweli bila kukatizwa. Mtu anaporudi akiwa amepumzika, usimpokee kwa ukuta wa hatia ya "ulipokuwa nje." Upona unafanya kazi tu kama watu wanaamini ni salama kuuchukua.
• Angalia mzigo wa kazi kama unavyoangalia muda wa mwisho. Viongozi wengi wanafuatilia kinachostahili kukamilika. Wachache wanafuatilia kiasi gani kiko kwa kila mtu na kwa muda gani. Mtu wa kimya, mwenye uwezo, anaweza kubeba mengi mno kwa miezi bila kulalamika, hadi anapoondoka. Kuuliza "juma lako hasa linaonekanaje?" na kumaanisha ni tabia ndogo inayonasa mengi.
• Punguza kabla ya kuongeza. Unapoleta kitu kipya, taja kitakachoondoka kwenye orodha. "Kila kitu ni kipaumbele" ndiyo namna mwendo unavyokuwa usio endelevu. Kuchagua, kwa wazi, kile kisichofanyika ni mojawapo ya mambo yenye heshima zaidi kiongozi anayoweza kuifanyia muda wa timu.

Tambua kwamba karibu hakuna kati ya haya ni kuhusu kufanya kazi kidogo kwa ajili yake yenyewe. Ni kuhusu kufanya kazi kwa mdundo ambao mwili na akili vinaweza kuudumisha kweli: juhudi halisi, upona halisi, na kiongozi mwaminifu wa kutosha kuchora mstari kati yao.

Wakati mwendo ni mkubwa kuliko wewe

Mara nyingine unafanya kila kilicho hapo juu na shinikizo bado halipungui, kwa sababu linatoka juu yako, au kutoka shirika zima linalokimbia kwa joto kali. Hilo ni la kweli, na linafaa kusemwa waziwazi: huwezi peke yako kurekebisha utamaduni ambao kimuundo unafanya kazi kupita kiasi. Unachoweza kufanya ni kujenga mfuko wa utimamu wa akili kwa watu walio chini ya uangalizi wako moja kwa moja, kuwa mwaminifu kwao kuhusu kile unachoweza na usichoweza kubadili, na kutetea kwenda juu kwa mahususi badala ya malalamiko.

Na jiangalie ndani yake. Kiongozi anayeweka mwendo wa kibinadamu kwa kila mtu mwingine huku kimya kimya akijiendesha hadi chini, bado anafanyia mfano jambo lisilo sahihi, na yuko robo moja mbaya kutoka kuchoma. Kama unagundua dalili tatu za WHO ndani yako mwenyewe, uchovu, dharau, hisia kwamba hakuna unachofanya kinatua, hiyo si kasoro ya tabia ya kupita nayo. Ni taarifa. Zungumza na mtu unayemwamini, punguza mzigo pale unapoweza, na kama imekuwa ikiendelea kwa muda au inavuja kuingia kwenye usingizi wako, afya yako, au mahusiano yako, zungumza na daktari au mtaalamu wa afya ya akili. Unaruhusiwa kuhitaji kitu kilekile ungependa watu wako waombe.

Mwendo unaouweka unakuwa mwendo ambao timu yako inajifunza. Weka ule wanaoweza kuishi nao, nawe utakuwa na kitu ambacho timu nyingi zinazoendesha kwa nguvu nyingi hazipati kamwe: watu ambao bado wapo, bado wanakuamini, na bado wenye uwezo wa ukuu wakati wakati unapoita kweli.

Vyanzo

• World Health Organization, Burn-out an "occupational phenomenon": International Classification of Diseases
• Harvard Business Review, New Research on Why Teams Overwork — and What Leaders Can Do About It
• Mayo Clinic, Job burnout: How to spot it and take action
• PLoS ONE (via PubMed Central), Recovery after Work: The Role of Work Beliefs in the Unwinding Process