Kufanya Iwe Salama Kusema Waziwazi Katika Timu Yako

Mtu fulani katika timu yako aligundua tatizo wiki kadhaa zilizopita. Aliona tarakimu isiyolingana, au mteja aliyenyamaza, au mpango uliokaribia kuanguka mwambani. Naye hakusema lolote.

Si kwa sababu hakujali. Ni kwa sababu katika nusu sekunde inayochukua kuamua kama kusema, kwanza kulipita hesabu ya kimya zaidi. Je, nitaonekana mpumbavu? Je, hili litanirudia? Je, linafaa? Kwa watu wengi, katika timu nyingi, jibu la swali hilo la mwisho ni hapana. Hivyo mwanga huo unabaki kichwani mwao, nawe unagundua tatizo baadaye sana, pale lilipokuwa kubwa zaidi na la gharama zaidi.

Pengo lile kati ya kile watu wanachokijua na kile walicho tayari kukisema kwa sauti lina jina. Amy Edmondson wa Harvard analiita usalama wa kisaikolojia: hisia ya pamoja kwamba unaweza kuuliza swali, kukiri kosa, au kupinga wazo bila kuaibishwa au kuadhibiwa kwa ajili yake. Ni mojawapo ya mawazo yaliyochunguzwa zaidi katika usimamizi wa kisasa, na mojawapo ya yaliyoeleweka vibaya zaidi. Hivyo inafaa kuwa wazi kuhusu ni nini, na si nini.

Si nini

Usalama wa kisaikolojia hauhusu kuwa mwema. Si kushusha kiwango, kulainisha kila kitu, au kuhakikisha hakuna anayejisikia vibaya kamwe. Edmondson yuko wazi kuhusu hili katika kazi yake mwenyewe: timu inaweza kuwa ya kupendeza kabisa na ya kimya kabisa kwa wakati mmoja. Watu wanatabasamu, wanakubaliana mkutanoni, na kuhifadhi maoni yao halisi kwa ajili ya pakingi ya magari.

Pia si sawa na imani, ingawa ni binamu. Imani ni kama nadhani utafanya unachosema. Usalama ni kama nadhani kundi hili litanitendea kwa heshima nikichukua hatari mbele yake. Unaweza kuamini umahiri wa mwenzako na bado usijisikie salama kumwambia kuwa mradi wake apendao una kasoro.

Njia iliyo wazi zaidi ya kuipiga picha: usalama wa kisaikolojia ni unyofu pasipo hofu. Viwango vya juu pamoja na uhuru wa kuwa mnyofu kuhusu jinsi utakavyovifikia. Timu zinazo nao hazina ulaini zaidi. Mara nyingi zinadai zaidi, kwa sababu mambo magumu yanasemwa kweli.

Kwa nini ni muhimu zaidi kuliko kipaji

Miaka michache iliyopita Google ilikwenda kutafuta kile kilichofanya baadhi ya timu zake zifanye vizuri sana huku nyingine, zilizojaa watu werevu sawasawa, zikishindwa. Mradi, uliopewa jina la siri Aristotle, ulichunguza timu nyingi kwa miaka miwili. Walitarajia jibu lingehusu nani aliyemo kwenye timu. Watu werevu zaidi, mchanganyiko sahihi wa ujuzi.

Si hicho walichokipata. Kigezo kimoja kikubwa zaidi kilikuwa usalama wa kisaikolojia. Katika timu zenye nguvu zaidi, watu walikuwa na uhakika kuwa hakuna atakayedhalilishwa kwa kukiri kosa, kuuliza swali, au kutupa wazo lisilokamilika. Mpangilio wa timu ulikuwa muhimu kwa kiasi kidogo zaidi kuliko jinsi ilivyohisi kuwa ndani yake.

Mantiki si ya kitendawili ukiitafakari. Akili halisi ya timu ni jumla ya kile wanachama wake walicho tayari kuchangia. Ikiwa robo ya watu wanazuia maswali yao bora na kweli zao ngumu zaidi, unaendesha kwa sehemu ndogo ya nguvu ya ubongo unayoilipia. Utafiti wa awali wa Edmondson, huko mwishoni mwa miaka ya 1990, uligundua kitu kilichowashangaza watu wakati ule: timu bora katika hospitali zilionekana kufanya makosa zaidi. Angalia kwa karibu na ukweli ulikuwa kinyume. Hazikuwa zinafanya makosa zaidi. Zilikuwa na utulivu wa kutosha kuyaripoti, kuyazungumzia, na kujifunza. Timu za kimya zaidi zilizika yao.

Wewe unaweka joto, hata pale usipokusudia

Hapa kuna sehemu inayowagusa kwa nguvu viongozi wapya. Watu wanakutazama kwa dalili kwa karibu zaidi ya jinsi unavyojitazama mwenyewe. Jinsi unavyoitikia mara ya kwanza mtu anapokuletea habari mbaya inaifundisha timu nzima kama habari mbaya zinaruhusiwa.

Itikia kwa mwako wa hasira, hata mdogo, hata pumzi ya kuchoka tu na taya iliyokazwa, nawe umewafundisha wote somo watakalolikumbuka muda mrefu zaidi kuliko chochote ulichosema kwenye mkutano wa wafanyakazi wote. Somo ni: mletee mtu huyu habari njema tu. Haichukui jeuri kuinyamazisha timu. Miitikio michache ya baridi kwa wakati usiofaa itafanya hivyo, nawe huenda usijue kamwe kuwa imetokea, kwa sababu uthibitisho ni kile unachoacha kukisikia.

Habari njema ni kuwa utaratibu ule ule unafanya kazi kwa manufaa yako. Kiongozi anayesema "nafurahi sana umelisema hilo" na akamaanisha, anayeshughulikia swali la kipumbavu kama swali la haki, anayekiri makosa yake mwenyewe kwa sauti, anatuma ishara tofauti kila wakati. Hapa ni salama. Endelea kuzungumza.

Kinachosaidia kweli

Hili halijengwi kwa bango au tamko la maadili. Linajengwa katika nyakati ndogo, zinazorudiwa, hadi watu wakuamini. Mambo machache yanayoleta mabadiliko kweli:

• Tangulia mwenyewe kwa udhaifu wako. Sema "sijui" mkutanoni. Taja uamuzi uliokosea. Pale mtu mwenye cheo cha juu zaidi chumbani anapoonyesha kuwa kuwa si mkamilifu kunaweza kuvumilika, kila mtu anatua. Huwezi kuomba unyofu usioonyesha mwenyewe.
• Uliza maswali halisi, kisha unyamaze. Si "kuna wasiwasi wowote?" lililorushwa unapofunga laptopu yako. Jaribu "Tunakosa nini hapa?" au "Nani anaona hili tofauti?" Kisha kaa kimya muda wa kutosha hadi mtu alijaze. Jibu la kwanza mara chache linakuja haraka.
• Mthawabishe mletaji habari, hasa pale inapouma. Wakati mtu anapokwambia kitu usichotaka kukisikia ndio wakati muhimu zaidi kwa usalama wa timu nzima. Mshukuru kwa ajili yake, hadharani, kabla ya kufanya kitu kingine chochote. Mwitikio wako ndio sera.
• Tenganisha wazo na mtu. Watu wanachukua hatari pale wanapojua pendekezo lenye kasoro halitatumiwa dhidi yao. Itikia kwa wazo, si kwa ubinafsi nyuma yake, na kutokubaliana kunaacha kuhisi kama shambulizi.
• Funga mzunguko. Mtu anaposema na hakuna lolote linalowahi kutokea, anajifunza kuwa kusema hakuna maana, ambacho ni aina yake ya ukimya. Waambie watu ulichofanya na mchango wao, hata kama jibu ni "tuliangalia na tukaamua hapana, hii ndiyo sababu."

Hakuna kati ya haya ni ishara kubwa. Hilo ndilo lengo. Usalama ni sifa unayoichuma mwitikio mmoja kwa wakati, nawe unaweza kuipoteza kwa kasi ile ile.

Pale ukimya unapoenda kina zaidi

Wakati mwingine ukimya wa timu hauhusu chumba. Unahusu kile watu wanachokibeba. Mwenzako aliyechoka kupita kiasi, aliye katika maombolezo, anayeogopa kazi yake, au anayepambana na afya yake ya akili anaweza kunyamaza kwa sababu zisizo na uhusiano wowote na kama mikutano yako inahisi salama. Unaweza kufanya kila kitu sawa na bado ukaona mtu akijirudisha nyuma.

Hilo linastahili kulizingatia, kwa upole. Wewe ni kiongozi, si mtaalamu wa tiba ya akili, na mpaka huo ni muhimu. Hauhitaji kumtambua mtu yeyote ugonjwa wala kuingilia maisha yake binafsi. Unachoweza kufanya ni kuona, kuuliza kwa faragha na bila hofu, na kujua msaada gani shirika lako linatoa, programu ya msaada kwa wafanyakazi, manufaa ya afya ya akili, mtu wa kuaminika idara ya rasilimali watu, ili uweze kumwelekeza mtu kwenye msaada halisi akiutaka. Ikiwa wakati wowote una wasiwasi kuwa mtu yuko katika mtikisiko au hatarini, usijaribu kulishughulikia peke yako. Mwunganishe na mtaalamu au simu ya msaada wa dharura, na ukae naye unapofanya hivyo.

Kazi ya kufanya iwe salama kusema waziwazi haiishi kamwe. Hakuna sehemu ambapo umeishaipata na unaweza kuacha kuitunza. Lakini kila mara unapoirahisisha kidogo kwa mtu mmoja kusema jambo la kweli, unafanya mambo mawili kwa wakati mmoja. Unazuia janga lijalo lililoweza kuepukika. Nawe unaiambia timu yako kuwa inastahili kusikilizwa. Watu wanakumbuka aliyewafanya wajisikie hivyo.

Vyanzo

• Harvard Business Review, What People Get Wrong About Psychological Safety (Amy C. Edmondson and Michaela J. Kerrissey)
• Google re:Work, Guide: Understand team effectiveness (Project Aristotle)
• Amy C. Edmondson, Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams (Administrative Science Quarterly)