Kuwa Mfano wa Jinsi ya Kukabili Kikwazo

Takwimu inaingia chini. Mkataba unavunjika. Kitu ulichotumia miezi mitatu kukijenga kinawekwa kando kimya-kimya na mtu aliye ngazi mbili juu yako. Kunakuwa na kituo, na katika kituo hicho kila mtu aliye karibu kusikia hufanya jambo lile lile. Wanakutazama.

Si kwa ajili ya hotuba. Bali ili kupima hali. Wanataka kujua hali hii ni mbaya kiasi gani, na njia ya haraka zaidi ya kubaini ni kuangalia iwapo mtu aliye msimamizi amebadilika rangi, amekuwa baridi, au ameanza kutafuta wa kumlaumu. Chochote utakachofanya katika sekunde sitini zijazo, watakihifadhi kama kanuni ya hapa ya jinsi vikwazo vinavyoshughulikiwa.

Huo ni uzito mkubwa kuweka juu ya mchana mmoja mbaya. Pia ni fursa ambayo watu wengi huipoteza, kwa sababu wako bize sana kudhibiti masikitiko yao wenyewe hata wanasahau kwamba mtu anawatazama wakifanya hivyo.

Mwitikio wa kwanza ndio somo halisi

Watu hukumbuka namna ulivyosema muda mrefu baada ya kusahau ulichosema. Unaweza kutoa uchambuzi kamili wa baada ya tukio wiki moja baadaye nao utakuwa na maana ndogo zaidi kuliko sura ya uso wako ulipoisikia habari mara ya kwanza. Mwitikio wa kwanza ndipo ufundishaji hufanyika, kwa sababu ni sehemu ambayo hakuna anayeweza kuighushi na kila mtu anaizingatia.

Fikiria mwitikio wa kwanza wenye hofu unawasilisha nini hasa. Ukizidiwa na wasiwasi, ujumbe ni kwamba hasara hii ni kubwa kuliko timu inavyoweza kuimudu. Ukikimbilia lawama, ujumbe ni kwamba makosa hapa ni hatari, na hatua ya busara ni kuyaficha wakati ujao. Hakuna kati ya hayo ndicho unachomaanisha. Vyote viwili hubaki.

Sasa fikiria kinyume chake. Unapokea habari, unaiacha ifike, na hatua yako ya kwanza ni swali tulivu badala ya hukumu. "Sawa. Tunajua nini hasa hadi sasa?" Umewaambia waliomo chumbani mambo matatu bila neno hata moja la kutia moyo: hili linavumilika, tutaliangalia kwa uwazi, na hakuna anayehitaji kujiandaa kwa pigo. Hilo lina thamani zaidi ya hotuba yoyote ya kuhamasisha.

Hakuna kati ya haya kinachokutaka ujihisi mtulivu. Kinakutaka utende kutokana na kitu kilicho imara zaidi ya hisia. Masikitiko yanaruhusiwa. Unachokuwa mfano wake si kutokuwepo kwa pigo la ndani. Bali ni kile ambacho mtu hufanya katika sekunde thelathini zinazofuata.

Kwa nini mwitikio wako huweka kanuni ya wao

Kuna utafiti thabiti nyuma ya hisia kwamba mwitikio wa kiongozi kwa kushindwa huunda uhusiano wa timu nzima na jambo hilo. Amy Edmondson, ambaye ametumia miongo kadhaa kusoma jinsi timu zinavyojifunza, aligundua jambo lisilotarajiwa mapema: timu bora katika data yake zilionekana kufanya makosa mengi zaidi, si machache. Ukweli ni kwamba hazikuwa zinafanya makosa mengi zaidi. Zilikuwa tayari kuyazungumzia. Timu dhaifu zilikuwa zikizika yao.

Utayari huo wa kuweka tatizo wazi badala ya kulificha ndio alioukita jina la usalama wa kisaikolojia, nao hautokei kwa bahati mbaya. Huwekwa, kwa sehemu kubwa, na jinsi mtu aliye msimamizi anavyoitikia jambo linapoharibika. Ikiwa kukiri kushindwa kunakupa adhabu au aibu, watu huacha kukiri kushindwa. Hawaachi kushindwa. Huacha tu kukuambia, jambo ambalo ni ghali zaidi, kwa sababu sasa unaruka bila kuona.

Kwa hivyo unapokabili kikwazo vyema mbele ya timu yako, hutulizi tu wakati huu. Unaandika kanuni kwa kila wakati ujao ambapo mtu atalazimika kuamua iwapo aje kwako na tatizo mapema au atarajie litajiondoa lenyewe. Viongozi wanaopata tahadhari ya mapema mara nyingi ni wale walioonyesha, katika wakati fulani mgumu, kwamba habari mbaya ilikuwa salama kuiwasilisha.

Jinsi kuwa mfano wake vizuri kunavyoonekana hasa

Hili si suala la kuigiza utulivu au kujifanya kwamba hasara haiumi. Ni hatua chache zilizo dhahiri, nyingi zao ni ndogo.

• Iache ifike kabla ya kujibu. Jinunulie pumzi moja ya taratibu. Hudaiwi na mtu yeyote mwitikio wa papo hapo, na mwitikio wa papo hapo mara nyingi ndio ambao ungependa kuurudisha. Kitambo cha ukimya husomeka kama utulivu, si udhaifu.
• Taja hasara kwa unyofu. Usiipotoshe. "Hilo ni pigo la kweli, nami nimesikitika pia" linaaminika zaidi kuliko matumaini ya kulazimisha, nalo huwapa wote ruhusa ya kuhisi kile ambacho tayari wanakihisi badala ya kuigiza kwamba wako sawa.
• Tenganisha uchunguzi na lawama. "Nini kilitokea?" na "ni kosa la nani?" ni maswali tofauti, na la kwanza tu ndilo linalokufundisha kitu. Anza na la kwanza. Wakati mwingine huhitaji kamwe lile la pili.
• Kubali sehemu yako waziwazi. Ikiwa sehemu yoyote ya hili ni yako, sema hivyo wazi na mapema. Kiongozi anayeweza kusema "Nilisukuma ratiba hii kwa nguvu mno, hilo ni langu" hufanya iwe salama kwa kila mtu mwingine kukubali sehemu yake pia. Kuwajibika kwa uongozi wa juu huambukiza kwa njia bora kabisa.
• Onyesha hatua inayofuata iliyo dhahiri, si mlima mzima. Watu hurudisha mguu wao imara kupitia kutenda. Huhitaji mpango kamili wa kupona ndani ya chumba. Unahitaji jambo moja ambalo timu inaweza kufanya kesho, na ahadi ya unyofu kwamba yaliyobaki yatapangwa pamoja.

Angalia kilichokosekana kwenye orodha ile. Hakuna dai kwamba uwe na majibu, hakuna sharti la kuwa wa kuhamasisha, hakuna haja ya kuficha kwamba wewe ni binadamu. Uthabiti si barakoa. Ni mfululizo wa maamuzi ya busara yanayofanywa ukiwa umesikitika.

Kukichukulia kikwazo kama taarifa

Kuna mabadiliko ya kimya-kimya chini ya haya yote, nayo ndiyo yanayoongezeka kadiri muda unavyopita. Timu zinazopona vizuri zaidi huelekea kukichukulia kikwazo kama data badala ya hukumu juu ya thamani yao.

Edmondson huchora mstari wenye manufaa kati ya aina za kushindwa. Baadhi ni uzembe tu, mchakato unaojulikana ambao haukufuatwa, na hizo zinastahili mazungumzo ya moja kwa moja. Lakini kushindwa kwenye thamani zaidi ni kule kunakotokana na kujaribu jambo jipya kabisa, ambapo hapakuwa na njia ya kujua matokeo bila jaribio. Anakuita huko kushindwa kwa busara, nako ni gharama ya kufanya jambo lolote ambalo halijawahi kufanywa. Timu inayoadhibu kushindwa huko kwa hakika inaadhibu jitihada za kuthubutu. Timu inayochota mafunzo kutoka humo huwa na hekima zaidi kwa kila jaribio lisilofanikiwa.

Kazi ya kiongozi ni kuuliza, waziwazi na bila kejeli, kikwazo hiki hasa kinakwambia nini. Je, dhana ilikuwa si sahihi? Je, wakati haukufaa? Je, ulijifunza jambo kuhusu mteja, soko, au mchakato, ambalo usingeweza kulijifunza kwa njia nyingine yoyote? Unapoichukulia hasara kama chanzo cha taarifa, unabadilisha kile timu inachofanya na kikwazo kinachofuata. Huanza kukuletea yale waliyoyaona badala ya yale wanayoyaogopa.

Wakati uzito ni mzito kuliko robo mwaka mbaya

Baadhi ya vikwazo si lengo lililokoswa. Kupunguza wafanyakazi ambako ilikubidi ukitangaze, kushindwa hadharani kwenye jina lako, kipindi ambapo hakuna unachojaribu kinachoonekana kufanya kazi. Hivyo hufika mwilini, na uthabiti wa kuonyesha tu unaweza kukugharimu kimya-kimya kwa kiasi kikubwa.

Ustahimilivu, kama APA inavyokazia kwa uangalifu, haumaanishi kwamba huhisi maumivu. Watu wanaopita katika mambo magumu bado hupitia dhiki halisi njiani. Ustahimilivu ni kitu unachojenga, ni zaidi kama misuli kuliko tabia ya kuzaliwa nayo, na kama misuli yoyote una mipaka na unahitaji kupona. Ikiwa unabeba hasara inayokufuata hadi nyumbani, inayoingia katika usingizi wako, au inayoondoa maana ya kazi uliyokuwa ukiijali, hilo si tatizo la utulivu la kulisukuma tu. Ni ishara ya kuwategemea watu wanaokujali na, ikiwa linaendelea, kuzungumza na daktari au mtaalamu wa afya ya akili. Viongozi wanaruhusiwa kuhitaji msaada. Kuupata ni sehemu ya kubaki mtu ambaye wengine wanaweza kumtegemea.

Watu walio karibu nawe watachukua mengi ya mwongozo wao kutoka mchana mmoja mbaya. Wape mmoja bora zaidi wa kukumbuka. Si kwa sababu ulijifanya kupita ndani yake, bali kwa sababu uliwaonyesha, papo hapo, kwamba hasara inaweza kutazamwa moja kwa moja na kuvumiliwa pamoja.

Vyanzo

• Harvard Business Review, Amy C. Edmondson, Strategies for Learning from Failure
• Behavioral Scientist, Amy C. Edmondson, The Intelligent Failure that Led to the Discovery of Psychological Safety
• American Psychological Association, Building your resilience