Tập trung vào điều quan trọng khi mọi thứ đều cảm thấy khẩn cấp

Hãy hình dung cuối một ngày làm việc dài. Bạn cặm cụi mười tiếng. Bạn trả lời mọi thứ, bạn ngồi đủ mọi cuộc họp, bạn dập ba đám cháy không phải do bạn gây ra. Vậy mà, nằm trên giường, bạn không gọi tên được lấy một việc bạn thật sự đã đẩy tiến lên. Cái ngày đó xảy đến với bạn. Bạn không dẫn dắt nó.

Cảm giác trống rỗng ấy có nguyên do, và đó không phải sự lười biếng hay thiếu giờ. Đó là nơi sự chú ý của bạn đã đi tới. Bạn có thể bận rộn không ngừng nghỉ mà vẫn trôi xa khỏi nhúm việc lẽ ra đã khiến cả tuần trở nên đáng giá. Hầu hết chúng ta chưa bao giờ được dạy sự khác biệt giữa lấp đầy thời gian và dồn sự tập trung. Nhìn từ bên trong, chúng cảm thấy y hệt nhau. Chúng hoàn toàn không giống nhau.

Bận rộn là việc dễ. Tập trung là việc khó.

Có lý do khiến ta mặc định chọn bận rộn. Bận rộn cho phản hồi tức thì. Một hộp thư trống đi, một thông báo được xử lý, một ô nhỏ được tích, và bộ não trao cho bạn một liều nhẹ nhõm bé xíu. Công việc quan trọng hiếm khi làm vậy. Nó chậm, nó mơ hồ, và nó không thưởng cho bạn cho đến mãi về sau, nếu có. Vậy nên ta trôi về phía cái khẩn cấp và xa rời cái quan trọng, hàng trăm lần mỗi ngày, mà chẳng bao giờ quyết định làm thế.

Người lãnh đạo cảm nhận điều này gay gắt, vì phần lớn ngày của họ do người khác trao tới. Khi các nhà nghiên cứu của Harvard Business School là Michael Porter và Nitin Nohria theo dõi cách các tổng giám đốc thật sự dùng thời gian của họ, từng giờ trong nhiều tuần, một phát hiện nổi bật: thời gian là thứ khan hiếm nhất một người lãnh đạo có, và nơi nó đi tới định hình mọi thứ còn lại. Công việc không phải là làm nhiều hơn. Mà là giữ cho nguồn lực khan hiếm nhất của bạn chĩa vào những việc chỉ mình bạn mới có thể đẩy đi.

Maura Thomas nói rất sắc trên Harvard Business Review. Khi một người quản lý than phiền rằng nhóm có "vấn đề quản lý thời gian", bà lập luận, vấn đề thật sự thường là sự chú ý. Mọi người bận rộn. Họ căng thẳng. Họ chỉ đang bận vào những việc sai, trong một nơi làm việc cứ liên tục xé lẻ sự tập trung của họ. Bạn có thể đưa cho ai đó một cuốn lịch tốt hơn và nó sẽ chẳng giúp được gì, vì chỗ rò không nằm trong lịch trình của họ. Nó nằm trong sự chú ý của họ.

Việc chuyển đổi thật sự khiến bạn trả giá gì

Đây là phần khiến người ta bất ngờ. Cái giá của một sự xao nhãng không phải là ba mươi giây bạn dành cho nó. Mà là điều nó gây ra cho công việc bạn quay lại làm.

Nhà tâm lý học Sophie Leroy đã đặt tên cho điều này là dư lượng chú ý. Khi bạn nhảy từ việc này sang việc khác, một mảnh tâm trí bạn vẫn mắc kẹt ở việc đầu tiên, nhất là nếu bạn để nó dang dở. Bạn ngồi xuống viết bản ghi chiến lược, nhưng một lát của bộ não vẫn đang nhai lại email bạn mới trả lời được một nửa. Bạn có mặt về thể xác nhưng về nhận thức thì chỉ một phần ở đó. Leroy phát hiện rằng sự níu kéo này không tan đi sau một lần điều chỉnh nhanh. Nó có thể phủ bóng lên bạn suốt cả việc kế tiếp.

Chồng chất điều đó qua một ngày chuyển đổi liên tục thì phép tính trở nên tàn khốc. Các nhà nghiên cứu về làm nhiều việc cùng lúc, được Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ tóm tắt, ước tính rằng những khối nghẽn tinh thần nhỏ do nhảy qua nhảy lại giữa các việc có thể tốn tới bốn mươi phần trăm thời gian làm việc hữu ích của bạn. Bốn mươi phần trăm. Đó là gần một nửa nỗ lực của bạn, mất đi, không phải vào việc khó mà vào ma sát của việc khởi động lại hết lần này đến lần khác.

Còn có một cái giá về cảm xúc nữa, và nó ít được nói tới hơn. Một ngày bị xé vụn để bạn vừa bị kích thích vừa cạn kiệt cùng một lúc. Bạn chẳng bao giờ chìm sâu vào điều gì đủ để cảm thấy sự hài lòng yên tĩnh của tiến bộ thật sự, nên bạn kết thúc trong lo âu và một cảm giác lạ lùng rằng chẳng làm nên trò trống gì, dù bạn đã chạm vào bao nhiêu thứ. Cảm giác rời rạc và công việc rời rạc là cùng một vấn đề mang hai khuôn mặt.

Quyết định điều gì quan trọng, một cách có chủ đích

Sự tập trung bắt đầu trước khi ngày làm việc bắt đầu, với một quyết định mà hầu hết người ta bỏ qua. Nếu bạn không chọn các ưu tiên của mình, thì giọng nói to nhất trong hộp thư sẽ chọn thay cho bạn.

Một phép thử đơn giản cắt xuyên qua nhiều ồn ào: nếu tuần này chỉ một việc được hoàn thành, thì đó nên là việc gì? Không phải việc đang la hét. Mà là việc mà, một tháng sau, bạn sẽ mừng vì đã bảo vệ nó. Thường thì đó là công việc lặng lẽ, quan trọng, và dễ trì hoãn, là chiến lược, cuộc trò chuyện khó, điều giúp những người quanh bạn lớn lên. Hãy gọi tên nó trước khi ngày bị lấp đầy, vì sau đó thì quá muộn.

Rồi hãy bảo vệ nó như thể nó có thật, vì nó có thật.

• Hãy dành cho ưu tiên hàng đầu một chỗ đứng tử tế, không phải phần thừa. Chặn thời gian thật cho công việc quan trọng nhất, vào giờ bộ não bạn sắc bén nhất, và đối xử với khoảng đó như cách bạn đối xử với một cuộc họp cùng người bạn nể trọng. Công việc được hoàn thành là công việc có được một chỗ để diễn ra.
• Chọn vài việc và để phần còn lại được phép ổn. Bạn không thể làm tốt mọi thứ, và giả vờ rằng có thể chính là cách khiến mọi thứ bị làm dang dở. Chọn điều gì quan trọng nghĩa là chọn điều gì không. Hãy nói thẳng với chính mình: cái này, không phải cái kia.
• Bảo vệ một quãng chú ý không gián đoạn mỗi ngày. Chỉ sáu mươi phút yên tĩnh, điện thoại để ở phòng khác, tắt thông báo, là đủ để cảm lại sự tập trung trọn vẹn nó như thế nào. Hầu hết người ta đã quên. Nó quay lại nhanh thôi.
• Hoàn tất việc nhỏ trước khi chuyển, hoặc ghi nó ra giấy. Vì những việc dang dở chính là thứ dính lại trong đầu bạn, hãy đưa chúng ra khỏi đầu và lên một danh sách bạn tin cậy. Một việc đã được ghi lại sẽ thôi ám ảnh việc kế tiếp.
• Dựng một nghi thức khép lại ngắn vào cuối ngày. Ba phút để nhìn xem điều gì đã tiến triển, viết ra một việc quan trọng của ngày mai, và gập máy tính lại. Nó báo cho tâm trí bạn biết ngày đã thật sự xong, đó là cách bạn ngừng mang công việc vào những giờ lẽ ra để nạp lại năng lượng cho bạn.

Không điều nào trong số này cần một ứng dụng mới hay một hệ thống năng suất. Nó cần việc quyết định điều gì quan trọng rồi bảo vệ quyết định ấy trước một cái ngày sẵn lòng tiêu xài bạn vào mọi thứ khác.

Khi sự rời rạc nhiều hơn một mùa bận rộn

Với hầu hết chúng ta, cảm giác rời rạc lên xuống theo khối lượng công việc, và vài tuần bảo vệ sự chú ý sẽ kéo nó về. Đôi khi nó nặng nề hơn thế, và đáng để trung thực về sự khác biệt.

Nếu bạn thật sự không thể tập trung dù có đơn giản hóa thế nào, nếu sự bồn chồn hay màn sương mù đã ở lại và ở lì, nếu nó đang thấm vào giấc ngủ hay các mối quan hệ của bạn, hay nếu mỗi việc đều cảm thấy ngốn nhiều hơn những gì bạn có để cho đi, điều đó có thể đang chỉ về một thứ nằm bên dưới công việc. Khó tập trung dai dẳng có thể đi cùng lo âu, trầm cảm, kiệt sức, đau buồn, hay những khác biệt về chú ý, và không thứ nào trong số đó được sửa bằng một danh sách việc cần làm tốt hơn. Một bác sĩ hay một nhà trị liệu có thể giúp bạn phân biệt giữa một mùa gập ghềnh và một điều xứng đáng được hỗ trợ thật sự. Tìm đến sự giúp đỡ đó không phải là một thất bại về năng suất. Đó chính là bản năng tạo nên một người lãnh đạo giỏi, đó là biết được điều gì thật sự cần sự chú ý của bạn.

Mục tiêu chưa bao giờ là làm nhiều hơn. Mà là đi đến cuối ngày biết rằng những giờ của bạn đã đi tới nơi bạn muốn chúng tới. Đó là một loại quyền lực lặng lẽ, và gần như không ai dùng nó một cách có chủ đích. Bạn có thể bắt đầu ngày mai, với một việc.

Nguồn

• Harvard Business Review, Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem
• American Psychological Association, Multitasking: Switching costs
• Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
• Harvard Business Review, How CEOs Manage Time