Mẹo nhanh
- Name the behavior, not their character.
- Repeat the line, don't add heat.
- Let the small stuff go.
Có một sự mệt mỏi rất riêng đến từ một người khó chịu. Không phải những vụ bùng nổ lớn. Mà là cái nhỏ giọt chậm rãi. Người đồng nghiệp mở lại mọi quyết định đã chốt. Người cấp dưới coi mỗi yêu cầu của bạn như một cuộc thương lượng. Người ngang hàng có giọng điệu trong các cuộc họp khiến bạn cứ phát lại nó trong đầu trên đường lái xe về. Bạn bắt đầu xoay xở quanh họ. Bạn làm dịu các email ba lần trước khi gửi. Bạn bỏ luôn luận điểm chỉ để kết thúc cuộc trò chuyện.
Phần lớn chúng ta có một trong hai chế độ mặc định cho việc này. Chúng ta mềm đi, giữ hòa khí, và âm thầm oán giận. Hoặc chúng ta cuối cùng cũng bùng lên, vạch ra lằn ranh cứng rắn nhất có thể, và thấy mình như một kẻ tồi tệ trong suốt phần còn lại của tuần. Cả hai đều đến từ cùng một niềm tin sai lầm: rằng sự ấm áp và sự cứng rắn là đối lập, và bạn phải chọn một.
Không phải vậy. Kỹ năng đáng xây dựng là giữ một lằn ranh rõ ràng trong khi vẫn thật sự tử tế về nó. Ấm áp và cứng rắn cùng một lúc. Nó học được, và nó là một trong những hình thức lãnh đạo lặng lẽ nhất từng có.
Vì sao "tỏ ra dễ thương" thôi không còn hiệu quả
Đây là cái bẫy. Dễ thương, tự nó, không giống tử tế. Dễ thương né câu khó nói. Tử tế thì nói nó ra.
Amy Edmondson, nhà nghiên cứu của Harvard đã dành hàng thập kỷ nghiên cứu điều gì làm cho các nhóm an toàn và hiệu quả, nói thẳng thừng về điểm này. An toàn tâm lý, bà nói, không phải là về việc tỏ ra dễ thương. Một nhóm an toàn không phải là nhóm nơi mọi người thoải mái mọi lúc. Đó là nhóm nơi người ta có thể thẳng thắn, thừa nhận sai lầm, và bất đồng thành lời mà không sợ bị trừng phạt. Sự thoải mái và sự thẳng thắn là những thứ khác nhau, và khi bạn đuổi theo sự thoải mái bạn thường mất đi sự thẳng thắn vốn thật sự giữ một nhóm gắn kết với nhau.
Cách nhìn lại đó quan trọng khi xử lý một người khó chịu. Khi bạn cứ làm dịu mọi chuyện để tránh va chạm, bạn không đang bảo vệ mối quan hệ. Bạn đang bỏ đói nó. Cái ranh giới bạn không chịu gọi tên không biến mất. Nó chỉ bị vượt qua một lần nữa, và sự tôn trọng của bạn dành cho người kia âm thầm bị bào mòn mỗi lần. Giữ một lằn ranh rõ ràng là một hình thức tôn trọng. Nó nói với ai đó rằng bạn coi trọng họ đủ để thành thật với họ.
Hãy rõ ràng trước khi bạn cứng rắn
Phần lớn các ranh giới thất bại trước khi cuộc trò chuyện kịp bắt đầu, vì người đặt chúng thật ra không chắc mình muốn gì. Những ranh giới mơ hồ dễ bị đẩy qua. Vậy nên hãy làm phần việc thầm lặng trước.
Ranh giới bắt đầu từ sự tự nhận thức. Bạn không thể yêu cầu một điều mà bạn chưa gọi tên. Trước khi bạn nói một lời nào với người khó chịu, hãy cụ thể với chính mình:
- Chính xác thì hành vi đó là gì? Không phải "anh ấy vô lễ." Thử "anh ấy cắt lời tôi trước khi tôi nói xong, ngay trước cả nhóm." Gọi tên hành động, không phải tính cách.
- Bạn thật sự cần gì thay vào đó? Một ranh giới cần một lời yêu cầu rõ ràng. "Hãy để tôi nói hết ý của mình, rồi tôi muốn nghe ý của anh" là điều một người có thể làm. "Hãy tôn trọng hơn" thì không.
- Điều gì là của bạn để giữ ở đây? Bạn có thể kiểm soát lời yêu cầu của chính mình và sự theo đến cùng của chính mình. Bạn không thể kiểm soát việc họ có thích nó hay không. Hãy quyết định trước rằng bạn ổn với điều đó, vì có thể họ sẽ không thích, và điều đó được phép.
Kỳ lạ thay, đây chính là nơi sự ấm áp đến từ. Khi bạn rõ ràng và bình tĩnh bên trong, bạn không cần lạnh lùng bên ngoài. Sự khắc nghiệt thường rò rỉ vào khi chúng ta không chắc chắn và đang sửa quá đà.
Nói nó ra: chính câu nói đó
Khi đến lúc, hãy giữ khoảnh khắc nhỏ và ngôn từ sạch sẽ. Một ranh giới được trao đi trong một câu bình tĩnh, giản dị có sức nặng hơn nhiều so với một đoạn dạo đầu dài lê thê đầy xin lỗi hay một cuộc đối đầu lớn.
Một cấu trúc trụ vững dưới áp lực: gọi tên vấn đề, gọi tên tác động của nó, gọi tên lời yêu cầu. Cleveland Clinic nói đơn giản cho các ranh giới nơi làm việc: hãy cụ thể về vấn đề, cho người đó biết nó đã ảnh hưởng đến bạn ra sao, và nói bạn muốn tiến lên phía trước thế nào. Ba nhịp ngắn, được nói một cách điềm đạm.
Nó nghe như thế này:
"Khi kế hoạch thay đổi sau khi chúng ta đã thống nhất về nó, cả nhóm mất một ngày làm lại công việc. Từ nay về sau, tôi cần chúng ta chốt các quyết định ngay trong cuộc họp và nêu các băn khoăn mới trước cuộc họp tiếp theo, không phải sau đó."
Hãy để ý điều gì còn thiếu. Không có "xin lỗi vì nêu chuyện này." Không có "anh lúc nào cũng." Không có sự chẩn đoán về tính cách của họ. Bạn đang mô tả một hành vi và một hậu quả và đưa ra một lời yêu cầu rõ ràng. Vậy thôi. Bạn có thể hoàn toàn ấm áp về giọng điệu trong khi mỗi từ vẫn cứng rắn.
Vài điều giữ cho nó không đi chệch hướng:
- Nói từ góc nhìn của bạn, không phải như phán quyết về góc nhìn của họ. "Tôi cần" và "tác động là" đi xa hơn "anh làm mọi người."
- Bám vào sự thật về điều đã xảy ra, không phải câu chuyện bạn đã dựng nên về lý do tại sao. Cái tại sao là nơi các trận cãi vã bắt đầu.
- Nói lời yêu cầu một lần, rõ ràng, rồi thôi nói. Sự im lặng sau một ranh giới thật khó chịu. Hãy để nó nằm đó. Đừng lấp nó bằng cách rút lằn ranh trở lại.
Khi họ đẩy lại (vì họ có thể)
Một người khó chịu thường sẽ thử ranh giới, đôi khi mạnh. Họ có thể phòng thủ, im lặng và tổn thương, tranh cãi sự thật, hay cố biến bạn thành vấn đề vì đã nêu nó ra. Đây là khoảnh khắc mà phần lớn các ranh giới sụp đổ, vì sự khó chịu vọt lên và chúng ta nhượng bộ để làm nó dừng lại.
Đừng cắn câu, và đừng leo thang để bằng họ. Nước đi là giữ vững và lặp lại lằn ranh, một cách bình tĩnh, mà không thêm nhiệt:
"Tôi hiểu rằng anh nhìn nó khác. Lời yêu cầu vẫn như cũ. Các quyết định được chốt trong cuộc họp."
Bạn có thể ghi nhận cảm xúc của họ mà vẫn giữ lằn ranh. Hai điều đó không xung khắc. "Tôi hiểu chuyện này gây bực bội" và "và đây là điều tôi cần" có thể nằm trong cùng một hơi thở. Bạn không bắt buộc phải thắng cuộc tranh cãi hay khiến họ đồng ý. Bạn chỉ phải giữ vững mảnh đất của riêng mình mà không trở thành một người bạn không muốn trở thành.
Cũng có ích khi nhớ một sự thật cơ bản về những căn phòng đầy người: cảm xúc lan truyền. Nếu bạn gặp sự căng thẳng của họ bằng sự căng thẳng của chính mình, cả cuộc trao đổi nóng lên và mọi người đang xem đều bắt lấy nó. Nếu bạn giữ sự điềm tĩnh, điều đó cũng lan truyền. Sự bình tĩnh của bạn đang làm việc lặng lẽ ngay cả khi người kia không bắt nhịp theo.
Và một ranh giới chỉ có ý nghĩa nếu bạn giữ nó. Nếu bạn đã nói các quyết định là cuối cùng một khi cuộc họp kết thúc, rồi bạn mở lại một cái vì họ đẩy, bạn vừa dạy họ rằng lằn ranh sẽ dịch chuyển nếu họ tì vào nó đủ mạnh. Theo đến cùng là toàn bộ vấn đề. Một ranh giới bạn không giữ chỉ là một lời than phiền.
Đừng gánh cả căn phòng
Một người khó tính có thể âm thầm sắp xếp lại cả tuần của bạn nếu bạn để họ làm vậy. Vậy nên vài rào chắn cho bạn, không chỉ cho cuộc trò chuyện:
Không phải mọi sự xúc phạm đều là một trận chiến. Hãy chọn những khuôn mẫu thật sự gây tổn hại cho cả nhóm hoặc cho bạn, và bỏ qua những chuyện nhỏ mà không cần một cuộc họp thứ hai về nó. Bảo vệ năng lượng của bạn là một phần của công việc. Bạn không thể lãnh đạo cho tốt từ một chỗ đầy sự oán giận âm ỉ thường trực.
Hãy để ý cả điều bạn làm sau đó. Nếu một đồng nghiệp khó chịu khiến bạn tập dượt các lý lẽ lúc nửa đêm hay sợ hãi những ngày thứ Hai, thì điều đó tự nó đáng được chú ý. Hãy nói ra với một người quản lý bạn tin tưởng, một người cố vấn, hay một người bạn sẽ thành thật với bạn. Và nếu hành vi đó vượt sang một thứ không chỉ là khó chịu (bắt nạt, quấy rối, bất cứ điều gì khiến bạn thấy không an toàn), thì đó không phải một cuộc trò chuyện về ranh giới. Đó là một vấn đề của bộ phận nhân sự hay ban lãnh đạo, và bạn không phải tự mình xử lý nó. Nếu sự căng thẳng đang đè lên giấc ngủ của bạn, sức khỏe của bạn, hay ý thức về chính mình, một nhà trị liệu có thể giúp bạn phân định điều gì là tình huống và điều gì là sức nặng bạn đang mang về nó.
Mục tiêu chưa bao giờ là thắng người khó chịu. Đó là giữ được chính mình khi ở quanh họ. Là người đồng nghiệp có thể nói điều cứng rắn một cách tử tế và thật lòng cả hai nửa. Người ta nhớ ai có thể làm được điều đó. Thường thì đó là người mà cuối cùng họ tin tưởng nhất.
Nguồn
- Amy C. Edmondson, Psychological Safety
- Cleveland Clinic, How To Set Boundaries at Work Effectively
- Harvard Business Review, Rebecca Knight, How to Handle Difficult Conversations at Work
- Harvard Business Review, Monique Valcour, 8 Ways to Get a Difficult Conversation Back on Track