झटपट सुझाव
- उस एक चीज़ को नाम दें जिसका होना ज़रूरी है।
- फ़ोन दूर रखकर एक घंटे की हिफ़ाज़त करें।
- अधूरे काम अपने सिर में नहीं, काग़ज़ पर पार्क करें।
एक लंबे कामकाजी दिन के अंत की कल्पना कीजिए। आप दस घंटे इसमें लगे रहे। आपने हर चीज़ का जवाब दिया, हर मीटिंग में बैठे, तीन आग बुझाईं जो आपने लगाई नहीं थीं। और फिर भी, बिस्तर में लेटे, आप एक भी ऐसी चीज़ का नाम नहीं ले पाते जिसे आपने सचमुच आगे बढ़ाया। दिन आप पर बीत गया। आपने उसकी अगुवाई नहीं की।
उस खोखले एहसास की एक वजह है, और वह आलस्य या घंटों की कमी नहीं। वह यह है कि आपका ध्यान कहाँ गया। आप अथक रूप से व्यस्त रह सकते हैं और फिर भी उन मुट्ठीभर चीज़ों से दूर बह सकते हैं जिन्होंने हफ़्ते को मायने वाला बनाया होता। हममें से ज़्यादातर को कभी अपना समय भरने और अपना फ़ोकस ख़र्च करने के बीच का फ़र्क़ सिखाया ही नहीं गया। ये अंदर से एक जैसे महसूस होते हैं। ये बिल्कुल एक जैसे नहीं हैं।
व्यस्त रहना आसान चीज़ है। फ़ोकस्ड रहना मुश्किल चीज़।
हम व्यस्त की ओर डिफ़ॉल्ट क्यों होते हैं, इसकी एक वजह है। व्यस्त रहना फ़ौरन फ़ीडबैक देता है। एक इनबॉक्स ख़ाली होता है, एक नोटिफ़िकेशन हटता है, एक छोटा ख़ाना टिक होता है, और आपका दिमाग़ आपको राहत की एक छोटी-सी ख़ुराक थमा देता है। ज़रूरी काम शायद ही कभी ऐसा करता है। वह धीमा है, वह उलझा हुआ है, और वह आपको बहुत बाद तक इनाम नहीं देता, अगर देता भी है तो। तो हम ज़रूरी से दूर और तुरंत वाले की ओर बहते हैं, दिन में सैकड़ों बार, कभी यह तय किए बिना।
लीडर इसे कड़ाई से महसूस करते हैं, क्योंकि दिन का ज़्यादा हिस्सा उन्हें दूसरे लोग सौंपते हैं। जब Harvard Business School के शोधकर्ता माइकल पोर्टर और नितिन नोहरिया ने यह ट्रैक किया कि मुख्य कार्यकारी असल में अपना समय कैसे बिताते हैं — हफ़्तों तक, घंटा-दर-घंटा — तो एक नतीजा उभरकर सामने आया: समय एक लीडर के पास सबसे दुर्लभ चीज़ है, और वह कहाँ जाता है यह बाकी सब कुछ गढ़ता है। काम ज़्यादा करना नहीं है। यह अपने सबसे दुर्लभ संसाधन को उन चीज़ों की ओर ताका रखना है जिन्हें सिर्फ़ आप हिला सकते हैं।
मॉरा थॉमस ने Harvard Business Review में इसे तीखेपन से कहा। जब कोई मैनेजर शिकायत करता है कि टीम को ‘टाइम मैनेजमेंट की समस्या’ है, वह तर्क देती हैं, तो असली समस्या आमतौर पर ध्यान होती है। लोग व्यस्त हैं। वे तनाव में हैं। वे बस ग़लत चीज़ों में व्यस्त हैं, एक ऐसे कार्यस्थल में जो उनका फ़ोकस लगातार खींचकर बिखेरता रहता है। आप किसी को एक बेहतर कैलेंडर थमा सकते हैं और वह मदद नहीं करेगा, क्योंकि रिसाव उनके शेड्यूल में नहीं है। वह उनके ध्यान में है।
स्विच करना असल में आपको क्या चुकाता है
यहाँ वह हिस्सा है जो लोगों को हैरान करता है। किसी ध्यान-भंग की क़ीमत वे तीस सेकंड नहीं जो आप उस पर ख़र्च करते हैं। वह यह है कि वह उस काम के साथ क्या करता है जिसकी ओर आप लौटते हैं।
मनोवैज्ञानिक सोफ़ी लेरॉय ने इसे ‘अटेंशन रेज़िड्यू’ नाम दिया। जब आप एक काम से दूसरे पर कूदते हैं, तो आपके मन का एक हिस्सा पहले वाले पर अटका रह जाता है, ख़ासकर अगर आपने उसे अधूरा छोड़ा हो। आप रणनीति का मेमो लिखने बैठते हैं, पर आपके दिमाग़ का एक टुकड़ा अब भी उस ईमेल को चबा रहा होता है जिसका आपने आधा जवाब दिया था। आप शारीरिक रूप से मौजूद हैं और दिमाग़ी तौर पर बस आधे वहाँ। लेरॉय ने पाया कि यह बोझ किसी झटपट समायोजन के बाद फीका नहीं पड़ता। यह आपके पूरे अगले काम पर साया डाल सकता है।
इसे लगातार स्विच करने के एक दिन भर में जोड़ें और गणित क्रूर हो जाता है। मल्टीटास्किंग का अध्ययन करने वाले शोधकर्ता, जिसका सारांश American Psychological Association ने दिया, अनुमान लगाते हैं कि कामों के बीच कूदने से बने वे छोटे दिमाग़ी अवरोध आपके उत्पादक समय का चालीस प्रतिशत तक चुका सकते हैं। चालीस प्रतिशत। यह आपकी लगभग आधी मेहनत है, ग़ायब, कठिन काम पर नहीं बल्कि बार-बार दोबारा शुरू करने की रगड़ पर।
इसकी एक भावनात्मक क़ीमत भी है, और उस पर कम बात होती है। एक बिखरा दिन आपको एक ही साथ चढ़ा हुआ और चुका हुआ छोड़ देता है। आप कभी किसी चीज़ में इतना गहरा नहीं डूबते कि असली तरक़्क़ी का शांत संतोष महसूस कर सकें, तो आप चिंतित और अजीब ढंग से अधूरे महसूस करते हुए ख़त्म होते हैं, चाहे आपने कितनी ही चीज़ें छुई हों। बिखरा एहसास और बिखरा काम एक ही समस्या के दो चेहरे हैं।
जानबूझकर तय करना कि क्या मायने रखता है
फ़ोकस कामकाजी दिन शुरू होने से पहले शुरू होता है, एक ऐसे फ़ैसले के साथ जिसे ज़्यादातर लोग छोड़ देते हैं। अगर आप अपनी प्राथमिकताएँ नहीं चुनते, तो आपके इनबॉक्स की सबसे ज़ोरदार आवाज़ उन्हें आपके लिए चुन लेती है।
एक सादा सवाल बहुत-से शोर को काट देता है: अगर इस हफ़्ते सिर्फ़ एक चीज़ हो पाती, तो वह क्या होनी चाहिए? वह नहीं जो चीख़ रही है। वह जिसकी एक महीने बाद आपको ख़ुशी होगी कि आपने उसे बचाया। आमतौर पर वह काम होता है जो शांत है, ज़रूरी है, और टालने में आसान — रणनीति, मुश्किल बातचीत, वह चीज़ जो आपके इर्द-गिर्द के लोगों को बढ़ाती है। दिन भरने से पहले उसे नाम दें, क्योंकि बाद में बहुत देर हो जाती है।
फिर उसकी ऐसे हिफ़ाज़त करें मानो वह असली है, क्योंकि वह है।
- अपनी सबसे ऊपरी प्राथमिकता को असली जगह दें, बचा-खुचा नहीं। सबसे ज़रूरी काम के लिए सचमुच समय ब्लॉक करें, उस घंटे जब आपका दिमाग़ सबसे तेज़ हो, और उस ब्लॉक को ऐसे लें जैसे किसी ऐसे इंसान के साथ मीटिंग जिसका आप सम्मान करते हैं। जो काम होता है वह वही है जिसे होने की एक जगह मिलती है।
- कुछ चीज़ें चुनें और बाकी को ठीक रहने दें। आप हर चीज़ अच्छी तरह नहीं कर सकते, और यह दिखावा कि कर सकते हैं, हर चीज़ के आधे-अधूरे होने का तरीका है। यह चुनना कि क्या मायने रखता है, यह चुनना है कि क्या नहीं रखता। खुद से साफ़ कहें: यह, वह नहीं।
- दिन में एक अरसे का अटूट ध्यान बचाएँ। साठ शांत मिनट भी — फ़ोन दूसरे कमरे में, नोटिफ़िकेशन बंद — काफ़ी हैं कि आप फिर महसूस कर सकें कि अविभाजित फ़ोकस कैसा होता है। ज़्यादातर लोग भूल चुके हैं। यह जल्दी वापस आ जाता है।
- स्विच करने से पहले छोटी चीज़ ख़त्म करें, या उसे काग़ज़ पर पार्क कर दें। चूँकि अधूरे काम ही आपके मन से चिपकते हैं, उन्हें अपने सिर से निकालकर किसी ऐसी सूची पर रखें जिस पर आपको भरोसा हो। एक दर्ज किया हुआ काम अगले को सताना बंद कर देता है।
- दिन के अंत में एक छोटा शटडाउन बनाएँ। तीन मिनट यह देखने को कि क्या हिला, कल की एक ज़रूरी चीज़ लिखने को, और लैपटॉप बंद करने को। यह आपके मन को बताता है कि दिन सचमुच ख़त्म हो गया, जो उन घंटों में काम ढोना बंद करने का तरीका है जो आपको दोबारा भरने के लिए हैं।
इनमें से किसी के लिए भी किसी नए ऐप या प्रोडक्टिविटी सिस्टम की ज़रूरत नहीं। इसके लिए यह तय करने की ज़रूरत है कि क्या मायने रखता है और फिर उस फ़ैसले की एक ऐसे दिन के ख़िलाफ़ हिफ़ाज़त करने की जो आपको ख़ुशी-ख़ुशी बाकी हर चीज़ पर ख़र्च कर देगा।
जब बिखराव किसी व्यस्त मौसम से ज़्यादा हो
हममें से ज़्यादातर के लिए, बिखरा एहसास काम के बोझ के साथ उठता-गिरता है, और कुछ हफ़्ते अपने ध्यान की हिफ़ाज़त करना उसे वापस खींच लेता है। कभी-कभी यह उससे ज़्यादा भारी होता है, और फ़र्क़ के बारे में ईमानदार होना फ़ायदेमंद है।
अगर आप कितना भी सरल कर लें, सचमुच ध्यान नहीं लगा पाते, अगर बेचैनी या धुंध जमकर टिक गई है, अगर यह आपकी नींद या रिश्तों में रिस रहा है, या अगर हर काम आपसे उससे ज़्यादा माँगता लगे जितना आपके पास देने को है, तो यह काम के नीचे किसी चीज़ की ओर इशारा कर सकता है। ध्यान केंद्रित करने में लगातार दिक़्क़त एंग्ज़ायटी, डिप्रेशन, बर्नआउट, ग़म, या अटेंशन में फ़र्क़ के साथ चल सकती है, और इनमें से कोई एक बेहतर टू-डू लिस्ट से ठीक नहीं होती। एक डॉक्टर या एक थेरेपिस्ट आपको एक मुश्किल मौसम और किसी ऐसी चीज़ के बीच फ़र्क़ बताने में मदद कर सकता है जो असली सहारे की हक़दार है। उस मदद की ओर हाथ बढ़ाना कोई प्रोडक्टिविटी की नाकामी नहीं है। यह वही प्रवृत्ति है जो एक अच्छा लीडर बनाती है — यह जानना कि असल में किसे आपके ध्यान की ज़रूरत है।
मकसद कभी ज़्यादा करना था ही नहीं। यह दिन के अंत तक यह जानते हुए पहुँचना है कि आपके घंटे वहीं गए जहाँ आप चाहते थे। यह एक शांत तरह की ताक़त है, और लगभग कोई इसे जानबूझकर इस्तेमाल नहीं कर रहा। आप कल से शुरू कर सकते हैं, एक चीज़ के साथ।
स्रोत
- Harvard Business Review, Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem
- American Psychological Association, Multitasking: Switching costs
- Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
- Harvard Business Review, How CEOs Manage Time